本文接上文:《易仁永澄的个人管理系统说明-01

上文围绕着下图中白色部分展开了分析和说明,本文将着重说明如何将目标管理与事务管理打通、知识管理与事务管理打通,最终,让三个系统形成一个完整的个人管理体系。

易仁永澄的个人管理系统说明-02-知行,在路上

(点击图片可以打开大图)

三、目标管理部分

在《搞定1》中,告诉我们在选择行动方案时有三种不同的考量方法,面对不同时长可以选择不同方案:

如果面对某一时刻的工作,可以采用情境、时间、精力、重要性的四标准法来确定该时刻的具体事项;

如果面对每日的工作,可以按照执行安排好的工作、处理突发事件、安排自己的工作的三分类法来分析判断;

如果面对我们究竟选择什么样的工作、生活,那就需要六大高度的方法来处理了。


我没有迷信权威,只是结合了自己日常工作和生活,自己摸索了一条符合自己使用的六大高度目标管理方法,虽然六大高度和各个层次的对应关系并不能用下图简单对应,但是我为了说明情况,同时这种简单的对应方式,可以大大减少我在研究上的时间投入,所以自己用起来顺手的就是好的,我就按照这种对应来说明就好了!

易仁永澄的个人管理系统说明-02-知行,在路上

2013年将至,我也组织幸福进化俱乐部讨论过关于目标设定的方法,对应上图,目前我做好四个方面的计划,方法如下:

最上方的三个部分。我的“人生意义”是为了追求幸福,这是最顶层的设计。至于幸福究竟是什么,就是我的“愿景”部分所关注的内容了,通常,我关注工作、个人素质、兴趣爱好、家庭生活、身体和社交六个方面,在这六个方面我都尽可能的关注,虽然不会平均用力,但是也不会让某一项拉后腿,所以,我给每个领域都设置了一个愿景,希望自己可以达到的高度。那么我的“目标”部分,其实就是六个方面在一个年度中期望实现的目标,通常我都会在年度计划里面写出来。

我的方法也很简单,人生意义、愿景,我都会在为知笔记中单独建立一个笔记,然后记录下来,作为一个稳定成长的人,价值观取向通常也是稳定的,所以,通常,这个部分的内容是不需要过多调整的。而我的目标部分,通常也就是年度计划,我会放在“人生900格”表格的下方(仔细看下图才能找到),每个方面用一句描述性的话语简单书写,并将其放在万用手册的第一页,给自己以提示。而更为详细的计划,也是同样记录到为知笔记中去。

易仁永澄的个人管理系统说明-02-知行,在路上

从我的系统流程图中可以看到,年度计划部分已经开始和事务管理系统之间有联系了:年计划和删除之间的关系。随着年纪的成长,责任的增多,所关注的领域不断地增加,可是,人不可能将所有的事情都做好。老子都说了为道日损,时间资源有限,每当我们选择做一件事的时候,其实就相当于放弃了其他的事情,所以必须要把人生意义作为出发点,以价值观、期待的目标为指引,敢于删除那些和成长、目标无关的事情!其实就是这样,要想长成参天大树,必须删除一些梦想的枝叶,我们之所以选择删除一些事项,比如花天酒地、游戏人生的事情,其实就是因为我们是对自己有要求的人,仅此而已。

☆ 月计划。我的月度计划主要来自两个部分,通过流程图可以看出来,分别是日程表梦想清单。这又是一条目标管理和事务管理两大系统相互打通的道路。能够计入日程的部分,都是指定日期要做的事情,所以,这些内容可以毫无疑惑地写入月度计划;而梦想清单,就是上一段所说的,只所以有些事情不删除,还能被列入梦想清单,其实都是人生的价值观在起作用,所以,从另外一个角度看,月计划是年度目标的分解也很容易说通了。所以,在梦想清单的事情,会被我经过组织过程后按照重要程度列入月计划中。(此处标注了☆,说明我会定期回顾这个清单)

而月计划是需要关注责任范围的,通常,我会在一个月中,对我所扮演的角色进行平衡。我做月度计划的方法很简单,脑图分解六大领域即可,具体看下方截图,点击有大图:

易仁永澄的个人管理系统说明-02-知行,在路上

在我的流程图中,会有个“第二月计划”,用虚线连到月计划上,可能有人看不懂。这个方法来自于草根老师给我的方法。曾经我一直不知道如何动态更新我的月计划,因为经常会有些比较重要的事情,可能要写入月计划,于是我就犯傻了,后来草根老师让我在做月计划的时候尝试着做两个月的计划,这样就可以有效地解决我的部分问题。

☆ 周计划。我的周计划的制定方法,只有一个原则:完全从月度计划中分解!我不会随意在周计划中添加事项,因为很有可能违背月计划,并且,做事靠系统,既然我的周计划是由系统从月度计划那生成的,我就不要去改变它,只管执行就好了。

当然,在周计划中,我更加关心我做执行的一个个的项目。在每个周末制定下个周的周计划的时候,我会设置几个大青蛙,就是必须完成5-6个项目,这样,每周结束的时候,看看自己勾完成记号的周计划,会有满满的成就感。

我的周计划通常会写到两个地方:为知笔记和万用手册中。记录在为知笔记中的目的是为了方便我在移动设备上查询,并且也方便未来搜索;而记录在万用手册上的目的,就是为了方便平时查询和标注完成记号。这里就不截图了,列出清单就好了。所以,我的周计划,不是靠Doit.im来实现的,不过,打通了两者之后,其实都是一体的了。

我的周计划会每天回顾一次,因为,我每天要做当天的日计划,不看周计划是无法制定日计划的。

日计划。基本上,我的日计划都是来自于项目所分解的下一步行动,也可以说来自于周计划的分解,两者是一致的。我记录日计划的方法有两种:为知笔记的时间开销和Doit.im的今日待办。时间开销是我的日记本,每天,我都会在开始的地方写下今天的计划,目的是为了多年后看看自己当天所做的计划和执行情况。而Doit.im的今日待办,其实就是一个提醒清单,提醒自己不要忘记了某件事情。(有的朋友会跟我说,这样多麻烦啊,会有时间成本的开销的!我就说,这种方法只是适合我自己用,我的事情不是那么多,每天多花两分钟,我也花得起

 好了,做完这些,已经可以有效地将目标管理系统和事务管理系统两者打通,同时,还可以将Doit.im、为知笔记和万用手册这些管理工具结合到一起。通过有系统的目标分解,可以给事务管理流程一个坚定的支撑,通过这些,可以让自己确信自己是正确的:

因为我记录下待办的事项,对工作进行有效分解,相信自己的判断;

因为我能够完整及时地更新目标系统;

因为我对关注的范围都在采取行之有效的行动;

我想,坚持这样的积累,可以让自己直觉敏锐、视野清晰、决策明确、精神放松,最后真正做到高效率工作,慢悠悠生活。

四、知识管理部分

这是我的整个系统流程的最后一个部分,这个部分主要通过为知笔记来实现的,在逻辑上,我划分了两个部分:PIM(Personal Information Management)个人信息管理和PKM(Personal Knowledge Management)个人知识管理两个部分,这两个词的区别,可以从我以前的《个人核心竞争力的打造-02》中找到解释。

还是按照流程来看吧:

为知笔记PIM系统。经过大脑预处理之后的不能执行的部分——参考资料,会被我直接收录到PIM系统中,我在为知笔记中建立了一个目录,叫做“9@缓冲 Cache”,通常我用以下的方法来进行收录:

 RSS:用Google Reader订阅RSS,通过IFTTT可以将星标文件直接发送到为知笔记中来;

优秀页面:使用Google Chrome浏览器的Wiz采集插件进行抓取;

新浪微博:直接使用@mywiz的方式将优秀内容进行收录;

另外,邮箱的重要邮件也可以一键抓取。

我曾经写过关于这些方面的使用方法,具体可以参考《若狂个人系统总结01 — 概况和右手武功》第二部分的第三点。

易仁永澄的个人管理系统说明-02-知行,在路上

六大领域。PIM系统中不仅有缓冲系统,同时我还将其按照六大领域分为工作、素质、爱好、身体、家庭和社交,从上图就能看出来。这种分类方式和我的月计划中关注领域是一直的,这种结构化、统一性大大降低了我的判断、选择、归类成本,我曾经在《强力底版的多领域实践》中详细说过如何实践,这里就不展开了。

很多觉得很不错的东西,之所以要放在PIM,而不归类到PKM中去,因为我在PKM中存放了固化了的知识,那些仅仅是收集但是却没有认真学习的内容,我还是放在PIM中吧。

PKM系统。上图中画大圆框的就是我的整个PKM系统,还是六大领域。作为知识管理,是有一些必要的环节的,为知笔记只是我的一个数码中枢系统,其余的知识管理环节如学习知识、存储知识、内化知识、分享知识、创新知识等等,都是围绕着为知笔记展开的。知识的输入过程在上文已经提过了;存储的方式可以通过PIM来实现;内化过程通过我的学习、思考、写作的方式进行,同时将所需要的材料从PIM中调出,待形成了新的知识,保存在PKM中去。这样就完成了不断积累的过程。

另外,在我的这些系统的打通上,还有最后一部分的链接,那就是搞定和PKM系统的打通。在《搞定1》中讲到GTD的流程中有归档和检视的过程,很多人可能只是关心处理组织的流程图,但是并不关心如何归档、检视,所以我通过这种方法,将GTD的整个流程完成。所有做完的事情,一定会有流程、经验和教训,同时也将产生大量的材料文件,我会将这些内容统一标准归档到PKM系统中,总结经验和教训,并且写明索引,未来可以方便地找到每个项目产生的所有文件。在我打通了这两个系统之后,我在做年终总结、工作总结,都能够轻而易举地找到所需要的资料去支撑。

博客、沙龙、分享会。这是我的知识的输出过程,这三种方式也是除了实践以外,最好的分享方式了!博客我就依靠着我的个人站点,沙龙我依靠已经举办了146期的读书沙龙进行,而我还会不断链接,做各种分享会,从中学习经验知识!近半年的成长感受告诉我,如果想要快速成长,必须要把知识快速地分享出去,这样会让知识的领域越来越宽,深度也会加深!

五、总结

其实,要想做好个人管理,还需要很多理论和方法的支撑,同时需要强大的意志力去坚持执行,不过,既然作为技术贴,就不去关注其他方面的内容了,自律的内容我会在另外一篇博客中再写的。这两篇内容算是我近两年来的一个个人成长工具篇的总结吧,因为是个人总结,所以很多方法可能很小众,并不适用于所有人,并且,很多方法我也在不断优化着。但是经过这次总结,我觉得我这套系统更加清晰了,也更加坚信我自己的系统,只要依靠它,我减少了思考和判断的开销,让我更专注在思考上、专注在搞定上、专注在成长上!

所以,我要和大家分享我的方法,希望所有人都能一同成长!如果你有更好的方法,请告诉我,因为我的知识体系需要持续的更新!

(注,本系列博文部分内容受@培训师李参 老师的《结合Doit.im谈谈GTD中的几个清单》博文的启发,并纠正了我使用Doit.im时候的一些陋习,再次感谢参姐的好文章!)