〇、引子

最近一段时间在做分享的时候,总是有人提出这样的疑问:“GTD的系统怎么这么大,学着学着就噎住了,不想学了!”想想从我开始接触GTD到现在,也是经历过噎着、放弃、再重新拾起来这个过程,有很多经验教训,其中最深刻的一条就是:GTD并不仅仅只是一个简单的流程(这个流程就是《搞定1——无压工作的艺术》的著名处理组织流程)!很多人认为学懂得理组织流程就懂得了时间管理,然后就去实践,但是却发现很多环节走不通,于是就被噎着了。

走出误区的我现在明白了,Getting Things Done并不能等同于时间管理,在我看来,GTD=事务管理+目标管理+知识管理,另外还需要心智、思维、自律、情商、精力等多个条件因素共同制约作用,所以,对于新手来说,要知道,学习GTD必须做好心理准备:这不是一条好走的路!

有一个理念很好:做事要靠系统!当所有的事项能够通过一个规则明确的系统进行流转,可以减少大量的时间、精力成本的付出,并且也将大大降低自我违约的情况。所以,我想整理一下自己现在的个人管理系统流程,让自己以后更加的高效。同时对每个环节进行说明,通过我的实践来分析究竟如何打通事务管理、目标管理、知识管理几个系统,为GTD的新人们提供一个参考的实例。整篇博文将围绕下图展开:

易仁永澄的个人管理系统说明-01-知行,在路上

(点击图片可以打开大图)

 一、各类事件输入部分

(一)我生活中的各类输入

进入大脑的事项实在是太多了,别人说的话、上级交办的事项、未完成的工作、电话网络上的信息、收到的短信、大脑的各种灵感想法感受,这么多输入必须要将其从大脑中清空,否则,焦虑、压力、崩溃等等的情绪将萦绕着自己!我总结了一下,通常输入我大脑中的信息包括:

灵感、想法、领导交付的工作、搜索引擎搜索的内容、Rss订阅的信息、社交、分享……(诶,本来想整理一下的,但是实在写不过来了,太多了~)

(二)全收集千万别僵化

其实,这个部分,就是GTDer们经常说的收集。接触过GTD的人都知道,收集要做到全收集,把大脑清空,收集时候不要排序、不要整理,只是把所有的东西全部整理下来就好了。曾经我也是按照这样来做的,可是慢慢的我就发现了两个问题:

会带来麻烦。GTD的处理和组织流程中,参考资料一类就属于不能行动的事情,如果每次都全收集了,然后再在处理和组织流程中对参考资料进行处理,繁琐。

大脑也太轻松了。虽然说收集过程是为了大脑轻松化处理,清空大脑记忆的杂事以便思考,但是如果不去思考点什么,岂不是种浪费?

其实,这也不算是问题了,《搞定1》已经将解决方案说的很明白了:找不同类型的收集器即可。所以,我在做收集的时候,会让所有的事项首先通过大脑这个预处理器,将完全不能够行动的——通常都是参考资料类给分出来,将其直接保存到PIM(下文有具体介绍),就不需要在事务管理流程里再处理啦!

(三)我所使用的收集工具

通常我使用的收集工具有三种:

1. doit.im:主要用来收集可以行动的各种事项;

2. 为知笔记:主要用来保存网上见到的各种参考资料;

3. 卡纸:这是跟@培训师李参 老师学的,名片大小的卡纸,随手记录些内容,然后放在一个统一的地方(万用手册)中,用来暂时收集不能用电子工具记录的事项。

每个人的工作状态和特点都不同,因此,我的收集工具并不适用于所有人,必须要找到适合自己的收集工具。但是要记着一件事:掌控并完全信任自己所有的收集工具

二、事务管理部分

很多人喜欢用时间管理这个词,其实我并不赞同。时间不能开源节流、不因人的意志改变而改变、不能存储、不能再生,如何管理时间呢!既然时间不能被管理,那为什么还要用“时间管理”这个词呢,只会让很多新手感到困惑!所以,我更喜欢将传统意义上所说的“时间管理”叫做事务管理。

这个部分主要见图中“doit.im收集箱”下所分解的内容。

(一)流程说明

我使用的事务管理类软件叫做Doit.im(http://www.doit.im),作为工具控的我,在选用了六七款常见的事务管理软件后,最终还是选择了Doit.im,有几个原因:

1. 在Doit.im上线的第一个周里,我就注册了会员,成为其元老级的用户,这得益于我作为工具控对各种新生事物的强烈的好奇心;

2. Doit.im的清单系统非常符合《搞定1——无压工作的艺术》一书中的各个清单名称,很容易对应上;

3. 云同步、跨平台,这两条还不足够牛的嘛!

4. Doit.im的老板@i徐七爷 是一个够意思的兄弟,记得当年,我还不是那么认识他的时候,当时我看到他们的衣服,我就赖着让他给我一件,没有想到,他真的发来了,让我跟Catherine好一个显摆!同时,他够义气,愿意为兄弟付出!我在扇贝网遇到的问题,他都愿意帮我处理,所以,自己哥们的软件一定要强力支持啊,关键是好用!

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所以,我会将Doit.im推荐给那些还没有用过事务管理软件的人,并且告诉他们:“去买个VIP账户吧,每天三毛钱就能让自己理顺一切事务,多便宜啊!”

通常情况下,我会将各种收集工具中收集到的东西统一拿到Doit.im里面去处理。我的思路就是书中处理和组织环节中的方法:先判断是否可以执行,然后判断谁来执行、最后判断什么时候、怎么执行。

1、不能执行的部分

删除。很多事情根本没有意义,那就不要去做了,直接删除就好了(方法:点击事项,然后点击上方删除按钮)

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☆ 梦想清单。其实有很多事情,因为各种条件的制约,现在不能去执行,可能需要等到未来的某一天万事俱备的时候再去执行,按照《搞定1》中所说的,这些事情就可以放在“将来/也许”这个清单中。所谓将来,就是说现在做不了,所谓也许,就是说未来不一定要不要做了。比如说我很想去马尔代夫去潜水,我就可以将其放在这里。所以,我更喜欢叫它是梦想清单,因为当一切条件具备的时候,梦想中的事项可以变成一个个可以执行的项目,这样可以让自己不断去感受梦想靠近的快感啦!(的概念在后文标注,相当于脑图中加小红旗的项目)

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2、可以执行的部分之自己不能做

在可以执行的部分中,又得按照执行者是谁进行分类,随着人的能力和管理层次的不断提升,很多时候不能够事必躬亲,必须学会授权或者委托。@培训师李参 来威海做分享的时候说了这样的话:授权不等于放权,所以授权之后,必须对事项进行定期的调度,这就需要一个单独的清单:

☆ 等待清单。Doit.im很人性化的设置了这个清单,我通常都会按照“被授权人@事项#截止时间”的方式来标注需要随时检查的事项,如下图:

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 3、可以执行的部分之自己做

人人都有拖延症,想要克服拖延的一个简单的方法,就是告诉自己,不可能把所有的事情都委托给别人去处理的,更多的是要 自己去做!按照GTD处理组织流程来说,自己需要执行的行动有:项目、日程、下一步行动,但是很多时候会让人很迷惑。经过这么长时间的实践,我觉得,还是按照紧迫程度来进行划分:

2分钟原则。这个概念很简单的,在对收集箱中的内容进行处理组织时,如果一件事情在两分钟内可以完成,那就不要再对其进行组织了,直接完成就好了。如果不这样,一件小事再放到系统里去流转,可能带来更大的成本付出。我的实践经验同样可以证明2分钟原则,那就是,没有一款事务管理的软件有这个清单,原因是:没必要!

另外,如果能够真的做好2分钟原则,会大大减少进入一象限的事件数量,同时可以有效地提升自己抗拒拖延的能力,比如说,我的办公室有五盆花,我总是趁番茄钟的间隙去照顾一下花,既能活动身体,花养的又好。我也认识有的朋友,养花总是会死,他告诉我一个原因:好忙,总是没有空去打理花草~我笑……

☆ 项目。我先说一下项目清单,在《搞定1》里,对项目的描述是“不能够用一步完成的任务”就叫做项目,在Doit.im里面,点击所有项目的时候,就会出现项目整个清单(当然,即使不点击,在左侧也能够看得到!)有朋友曾经抱怨过说Doit.im的项目功能没有办法分类,正在处理的项目和将要处理的项目没有办法分开,我觉得这绝对是没有懂得GTD的概念,在GTD中,未来要处理的项目要放入“将来/也许”清单,而项目清单中,只放正在办理的项目

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说实话,我觉得Doit.im里面,我唯一觉得稍显欠缺的就是项目无法嵌套子项目,最近我看有很多朋友也因为无法嵌套子项目而抱怨,不过我听@i徐七爷的透露,嵌套子项目这个功能很快就要添加啦!期待吧~

在我的系统中,项目主要有两个来源:一个是对收集箱的处理组织后的事项,另外一个就是从梦想清单转化而来的。具体是怎么操作的,我会在目标管理部分对其进行说明。

☆ 下一步行动。由于项目不能通过一步行动完成,所以项目还可以分解成“下一步行动”,指的是下一步需要采取的行动。

在Doit.im中有两种方法可以看到下一步行动:第一种方法是点击每个项目名称,这样就可以看到每个项目中下一步需要做的工作了(这里不仅不能划分子项目,还不能对下一步行动进行排序,神一般的@i徐七爷,你一定要改进啊~);第二种方法就是下图中红色圆角框框出的“下一步行动”,@培训师李参 对这个清单做了解读,将其叫做ASAP清单,就是尽快去做清单,我觉得这个解释是我迄今为止看到的最好的解释,一下子就理顺了。什么叫做尽快去做,那就是只要有空了,就可以拿出来去做的事情,因为在分解项目的时候已经将其划分成为最小的行动了,所以只要情境、资源、时间等条件符合,这项行动就可以去执行了!

另外,有的简单的时间管理方法中,使用Todo List方式来记录事项,我觉得下一步行动清单就是一个可执行的Todo List,很方便,很可靠!

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 日程。在GTD的概念中,日程表的神圣等级是最高的,只有需要在某一指定日期或时间里执行的行动提示信息才可以写入日程表里面去。通常包括两类,一种是在确定时间、日期里执行的行动,另外一种是在确定日期获取的信息。有很多人说Doit.im的日历功能不够直观,不如Google Calendar的好,其实,Doit.im有个功能,可以把有截止日记的同步到谷歌日历中去,然后就可以通过同步的功能,同步到各个移动设备上啦。另外,虽然它不够直观,可是对于我这种未来事项比较少的人来说,偶尔翻看一下就足够了!

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上图是Google Calendar的截图,下图是Doit.im的截图,Doit.im还有个好处,就是可以设置重复事项,对于重要纪念日、习惯养成提醒等方面起了很好的提醒作用,一次设置,天天省心!

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☆ 今日待办和明日待办。我通常将今天需要完成的任务都放在今日待办中,另外,Doit.im会提供一个叫做明日待办的清单,我太爱了它的这个功能了!它让我可以对近两天的事情好好的进行排序。这个部分的功能,我会在后面的目标管理的部分好好的说清楚。

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这里,我就简单说一下我通常情况下的操作方法:分组依据,通常我会选用情境的方式,关于情境,我以前写过一篇博客:《关于“情境”的实践与思考》,可以按照自己的需要设置好自己的情境,然后在这里通过分类就可以显示了。黄色的五星,表示这个项目是今日待办的,在任何一个清单中,都有五角星,只要点击了之后让它变成黄色的,这个事项就会自动进入今日待办事项。闪电,表示立即处理,我会设置每天的大青蛙,然后将其标注为立即处理项目。

 (二)☆的说明

GTD的整体流程中,需要对清单进行回顾,以便让整个清单可以实时更新,经过整理后,我也有一些会定期回顾的清单,我在图上用红旗加上红色字体标明,同时在流程分析的部分用来表示的。我的习惯是这样的:

今日待办清单每天多次回顾;下一步行动清单每天空闲时间回顾,如果条件合适,也可以从中选取部分行动去执行;等待清单我会每天早晨做当天计划的时候进行回顾,一天一次就够了;梦想清单在制定月计划的时候认真回顾,在制定周计划和平时偶尔空闲的时间会简单回顾。

通常情况下,在完成了这个部分之后,基本上,我的每天的事项就可以比较条理的理顺,并且可以按照场合、时间、资源、精力、重要性等限制对每天的今日待办事项进行处理啦!

本文未完,更多内容请见:《易仁永澄的个人管理系统说明-02