电子邮件使用基本技巧-知行,在路上

0.引言

幸福进化俱乐部的第三次线下活动的主题就是关于电子邮件(下文简称邮件)的使用,本文本应在两个月之前就写的,但是因为大小事情的耽误,让文章一直处于思维脑图状态下,终于能抽空将其编辑好了,发布面世。

很多高手也写过关于邮件使用的相关教程,比如说邹鑫老师的《如何使用GTD的方法管理邮件》对我就特别有帮助。所以我也想整理一下我们的知识,那么本文将从邮件的基本使用方法、工作型邮件的写法、减少邮件数目的方法、收件箱清空以及其他相关说明这五个方面,讨论一个日邮件处理量小于20封的人,如何使用电子邮件系统。

一、邮件的基本使用方法

(一)功能

就当今社会来说,电子邮件的普及率已经十分的高了,凡是能够看到我这篇文章的朋友,基本上都有属于自己的电子信箱。总结一下,邮件有以下几个功能:

1.非即时性沟通。这就是传统信件的作用,只不过现在数字化了而已,可以实现通信、传送文件等功能。

2.文件云端存储。现在的邮件服务商已经提供巨大的存储空间,很多人都会将文档存放在邮件服务器上,可是实现云端存储、编辑、读取、分享的功能。

3.统一登录方式。当下的网络应用层出不穷,通常一个服务都需要注册账户,而电子邮件成了一个必备的敲门砖。使用同一个邮件来注册不同的服务,方便网络服务的统一管理。

目前提供电子邮件服务的服务商非常的多,优秀的也很多,国内的有QQmail、新浪系列、网易系列、搜狐系列等邮件服务商,国外的有谷歌家的Gmail、微软家的Outlive等。我推荐使用的是QQmail和Gmail,目前这两个邮件服务是我最常使用的。

(二)开始使用

如果目前还没有属于自己的邮件的话,那是一件很值得开心的事,因为可以申请一个符合SEO、也符合个人品牌创建的邮件地址,比如说我的博客叫做进化²,英文叫做Evolution²,那么我可以为我的博客申请一个邮件为evolution@qq.com,或者叫做jinhua@qq.com都可以。如果叫做evolution1234213@qq.com,就会让人有莫名其妙的感觉。如果自己已经有了邮件地址,如果更换成本低的话,也换一个符合个人品牌创建的邮件地址吧。

剩下的就简单了,QQ邮箱就使用http://mail.qq.com,Gmail就用http://www.gmail.com登陆,然后输入用户名和密码使用即可。

(三)邮件的结构电子邮件使用基本技巧-知行,在路上

上图是QQmail发送邮件的界面,通常来说,电子邮件的发邮件功能都和上图类似,上图分为两个大的区域:

1.抬头部分。抬头中包括收件人、抄送、主题和附件。

2.主体部分。主体部分就是一封邮件的主要内容。

这两个部分都按照自己的想法填写好,点击发送邮件,一封电子邮件就完成了。

二、工作型邮件的写法

一封邮件究竟要写成什么样的,没有明文规定。有的人为了发送材料,可以在主体部分中一个字都不写,有人为了描述情感,可以写万字言发布。但是对于工作性质的邮件而言,还是要遵循一些简单的规则的。先找一篇工作型邮件的错误示例来看看,看看能不能在五分钟内总结出发件人想要表达的要点。

电子邮件使用基本技巧-知行,在路上

图片内容来自《仓鼠革命》一书

这是一篇典型的失败的邮件,人们很难从中找到发件人的核心意图,所以,需要从加强抬头、塑造主体两个方面来重新塑造邮件。

(一)加强抬头

抬头区域中需要有三个部分要填写:收信人、抄送和主题。

1.收件人。在工作中,通常来说,收件人是某一项行动的执行者。现在的邮件系统,通常提供了联系人(通信录)的功能,只要以前有过信件往来的,就会被记录到联系人中。并且可以通过对联系人进行分类,实现快速填写收件人的功能。

2.抄送。抄送人通常是一项行动的相关者(不是执行者)。线下活动中,@yuhsweet分享了自己的一个例子,她说她给很多同事发某一项通知,有的人就会拖着不做,她就会在抄送栏里面添加上整个项目组的领导,这个时候,大家都知道领导也收到了同样的通知,并且领导也知道谁是这个项目的主办人,这样大家就不会拖沓了。

3.主题。主题是一封邮件的主旨,工作中一定要对主题好好把握、认真书写,但是很多人却并不在意,我的方法是这样的:

①设置分类:我总结了一下我所发布的邮件,我的邮件通常有几个类别:通知、材料、汇报、回复、疑问、分享、探讨、求助、其他。

②书写时添加分类,并用简单的语言描述工作的内容。

比如:【通知】幸福进化俱乐部第五次线下活动通知、【求助】关于GTD流程中情境使用的疑问、【分享】关于我的个人管理系统流程的分享。

4.附件。附件的命名方式和邮件主题的命名方式类似,像示例中的附件,让人根本看不懂究竟发来的是什么内容。

如果为了一项工作而发送邮件的话,选择好了收件人、抄送者,打造好邮件主题,上传了正确命名的附件,至少能够反映出一个发信人的严谨态度,更说明对一项工作的掌握程度。久而久之,自己的上司、领导,业务客户、伙伴会对自己留下非常好的印象。

(二)塑造主体

在邮件的正文部分,通常是按照称呼、简洁问候、行动概述、背景信息、结尾等内容组成。

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无论给谁发邮件,称呼是必须的。由于是工作型的邮件,所以没有必要说太多假大空的话,问候的内容尽可能简单,甚至不写也没有关系。行动内容才是工作型邮件的核心内容,发信人可以通过列表的方式,将所有需要执行的行动一一列举,这样让收件人可以在最短的时间内掌握一项工作的要求。对于结尾来说,可以书写自己的联系信息,方便联系。

通过上述一番改造,就可以写出一封比较完整又呵护规则的工作型邮件了。

三、减少发送邮件的数量

随着工作中承担的任务越来越重、随着在网络上注册了更多的服务,自己每天收到的邮件越来越多,据@邹鑫-GTDLife描述,有人一天要处理500+以上的邮件,这是多么可怕的工作量啊!我呢,如果有工作需要的话,每天会有十来封邮件需要处理,问题还不大。即使如此,我还是希望能够有个什么样的办法去减少邮件的数量。通过讨论,我们认为可以通过技术及理念两个层面来减少邮件的发送量。

(一)技术层面

电子邮件之所以广泛使用,原因其实很简单,那就是它出现的比较早!由于网络通讯技术的匮乏,邮件甚至一度占据了霸主地位。随着技术的发展,很多领域中已经有越来越多的新技术出现,用以提高效率。

在我看来,有些领域是不适合使用邮件进行通讯的,并且已经有更好的手段来取代了,比如说:

即时通讯领域,如果两个人用邮件一句一句的聊天,会很烦人的(QQ邮件的群邮件就有这个问题,好在可以屏蔽)。这个时候只要使用即时通讯工具就可以取代掉邮件。从来没有看到谁在淘宝上购物的时候,使用邮件的方式跟店家联系吧。

新闻分享领域。在网上看到很好的消息,以前可以使用邮件的方式进行分享,在系统架构层面来说,分享是知识管理流程中的一步,目前,支持知识分享的最好方法是笔记软件,可以选定公众分享或者点对点分享。

资料发布及共享。有很多人使用邮件作为文件管理系统,诚然,邮件是一种很好的云端服务,但是现在,有专门的云端存储、同步、分享功能,就不一定需要通过邮件发布了。

当然,方法和途径的选择是个人的习惯,没有必要为了少发邮件而特意增加更多的自己并不掌握的途径,找到最适合自己的方法才是重要的。

(二)理念层面

在发送邮件前,一定要从是否必要、是否合适、是否正确三个角度来对一封邮件进行考量。

1.是否必要。比如有的需要及时解决的内容需要打电话而不是发邮件;比如说有的收件人是不是项目的行动者,要慎用群发功能;邮件是否书写完整,不要在发送之后,发现附件没有添加,这样会很烦人的。

2.是否合适。邮件主题和附件名称是否规范命名了,邮件正文的内容是否完整,语言是否职业化等等。

3.目标是否正确。收件人和抄送者是需要好好考虑的;“回复所有”这个功能会让不必须的人收到回复;同时,还可以判断一下邮件是否是最佳的渠道等等。

无论哪种方式,目前我在发送邮件之前,都会给自己一个提示:这封邮件不发行不行,试试看,这样会大大减少邮件的处理量。

四、清空收件箱

邮件的收件箱其实就相当于一个事务的收集箱,按照GTD的理念,收集箱每天必须要进行组织处理后清空的。通常的流程可以简单地总结成以下内容:

1.判断是否重要。很多邮件系统都提供了自动判断的功能,比如下图,可以看到有的邮件上自动标注了“重要”的字样。对于重要的邮件可以仔细处理、对于没有标注的邮件,可以略读或者直接删除即可。

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2.根据GTD系统的流程,可以将邮件按照垃圾、未来清单、参考资料、项目、等待他人、日程表、下一步行动等等的方式进行组织处理,可以分门别类的将邮件中的事项列入GTD、PKM等系统中,按照系统的流程去处理即可。

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3.对于完成的工作,可以在文件夹中建立不同分类方式的文件夹,存储在邮箱中,可以供以后被查。

4.有的未完成的邮件,我建议将其转入到GTD系统中去,虽然可以将该邮件标记为未读状态,可是这种方法并不是长久可持续的方法。

无论如何,一定要保证邮件的收件箱定期清空,清空不代表全部删除,而是经过处理组织后的掌控感。

五、其他相关说明

这部分的内容,都是大家在讨论中提到的重要意见,我并没有按照顺序,仅仅是整理下来。

(一)减少垃圾邮件数量

不仅仅要减少发送邮件的数量,更要减少收取邮件的数量。所以,一定要学习如何使用邮件的过滤器功能,至于如何使用过滤器的功能,每个邮箱都提供了很好的帮助支持,都可以找的到相关的教程。就算是不会用,只要在设置里面找到了过滤器,看着那个界面也会操作的。

那么之所以要说这点的目的,就是说给那些期待减少垃圾邮件,但是又不愿意花时间去学习如何设置过滤器的人听的。学习过滤器的使用仅仅需要5分钟的时间成本,但是却可以为自己带来巨大的清净,一定要克服自己不敢改变的心态,试试看,点击设置-过滤器即可(名字不一定都是叫做过滤器的)!

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(二)使用个性签名

个性签名可以很方便的在邮件下方添加上自己的相关信息,因为我的邮箱即用于工作又用于生活(这个方法并不好),所以我有两套签名。

工作签名包括:问候语(Best Wishes For U~)、姓名、工作单位、单位官方网站、手机、传真、办公电话、地址、QQ、地址、邮编,还有一个二维码。

工作以外的邮件,我通常都是用这样的个人介绍,跟我的网站是一致的,这样有助于个人品牌价值的形成啊~

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(三)关闭自动回复

自动回复是增加我垃圾邮件数目的一个最大原因。我想,设置自动回复的人,根本没有明白自动回复的意义。自动回复的全名叫做假期自动回复,主要是因为当自己出差、旅游或一段时间不方便上网时,可以启用假期自动回复,每一封来信它都帮您自动回复。它的核心目的是告诉发件人,目前我不方便看邮件,有事情请通过更有效的方式联系

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而目前,网络已经通过智能手机深入到我们的生活的任何一个角落,真正想离开网络不看邮件,通常也是不能实现的事情了,所以,我强烈建议大家把这个功能取消掉。我经常因为自动回复而感到头疼,看看下面这张图:

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这里有两个部分让我崩溃,一个是因为工作关系,我通常都要对不同的下级单位下发通知,当邮件发出后,我的收件箱会瞬间被自动回复给塞满;其次是我的博客提供了邮件订阅功能,而很多订阅者又开启了自动回复的功能,看看下面的红框,每次我发完博客后,会立刻收到两封自动回复。

所以,我再次呼吁一下吧,请大家把自动回复关闭吧!!

(四)使用文件夹分类

每个邮件服务商都会提供邮件的文件夹功能,我建议按照需求,可以建立不同的文件夹,用以存放不同内容、性质、类型的邮件,我曾经对此做过一次讨论,请移步参考《强力底版的多领域实践》。

(五)联系人管理

在联系人管理中,我们学到了重要的一条是不要完美主义

我的控制欲很强,我就会把所有的联系人进行分类,分组管理,但是由于邮件服务商为了方便起见,会将我所有联系过的收件人都存入“未分类”组,这对我来说绝对是个很大的挑战,不断地让我产生焦虑感!我总是要花时间把未分类的人进行分类。

但是在讨论后,我发现我错了,未分类其实本身就是一种分类!联系人究竟如何管理呢,小鱼带来的经验是:将那些重要的、经常联系的人的信息标注清楚,方便未来快捷发信;将那些需要经常群发的人合到一个分组里,方便群发操作;其他不经常联系的,全部放在未分类就可以了,这样焦虑就消失了,自己也轻松了很多!

(六)是否需要GTD功能

目前有很多邮件服务提供商在邮件系统中加入了GTD的功能,比如说Gmail中就可以添加任务,也可以将一封邮件直接载入到谷歌日历中去。由于我使用Doit.im作为我的时间管理主系统,我已经完全依靠在doit上了,所以,我很难接受另外一个系统。并且我的邮件量也很小,即便有邮件需要通过GTD流程处理的,那么,将邮件内容记录到doit里面去,也没有太多成本损失。

所以,是否用邮件系统提供的GTD功能,那要因人而异来决定。

(七)每天要清空的内容

前面提到了,收件箱要每天清空,我想还有其他的内容也需要随时清空(清空不代表删除,而是进行处理组织后进入各个清单系统)的:

GTD的收集箱;

电脑桌面;

办公环境清理;

知识管理系统中的缓存部分(PIM);

我还有个疑问,大脑是否需要每天清空呢,据说,想着一件事情睡觉,很多时候,在梦里这个事情的答案就出现了,是真的嘛?如果真的是这样,

(八)发送前的检查

发送邮件前,我会按照下面的列表对邮件进行检查,这是我的一个列表,当有了列表并将检查方法记下来,很难出现问题。

1.首先规则命名附件并上传,确保不出现发送邮件不带附件的问题;

2.书写邮件主题,按照分类和事项简介的规则来命名邮件主题;

3.按照要求书写正文部分;

4.根据对象不同添加签名部分;

5.选择发件人、抄送人。

之所以将发件人放在最后填写,就是因为一封邮件必须需要收件人,所以,在填写收件人之前,邮件是不会被发送的,那就可以给自己留有最大的余地去修改。我自己的这套流程,让我很少在邮件发送环节上出现问题。

(九)设置一个核心邮箱

很多人采用多个邮箱处理不同领域的事项的方法,比如工作内务用一个邮箱、外联用一个、生活用一个……,这么多的邮箱总不能挨个登陆管理吧!好在,现在很多邮箱都提供了转发的功能,目前看QQmail和Gmail在这方面做的都很好。

采用一个核心邮箱,其他的邮箱都转发到这里来,省时省力。不过,有些国产的邮箱很差,不允许自动转发、不允许STMP协议等,更有些会出现丢信的情况,让人心寒。还是用我推荐的这两款吧,很无敌的。

(十)移动客户端功能留哪个?

现在以智能手机为代表的移动终端设备都提供了移动邮箱的功能,当收到信件的时候,会有推送信息发到手机上,提示自己阅读邮件;像QQ的微信功能更是如此,如果QQmail中收到邮件,微信会自动提醒。针对移动客户端提供的功能,主要包括两个方面,一是推送,另外就是提醒,那么这些功能有用嘛?

推送:推送的含义就是不需要主动操作,当邮件客户端收取到邮件的时候,会自动将该邮件发送到移动端。对于经常在外工作的人,由于不在电脑前,所以有一个移动客户端,可以很方便的在闲暇时间内处理邮件,确保工作完成。这个功能,看上去很美。

提醒:推送到移动设备上的邮件,都会叮咚一声,告知主人,有邮件到了,可以赶紧处理不耽误事情。同样的,也是看上去很美!

我建议,使用移动客户端的朋友,如果你是一个时间管理实践者,就把这两个功能去掉吧!这里的逻辑其实很清晰的,通常不需要解释太多:

处理邮件是一个行动,时间管理实践者会安排具体时间去执行这项行动,而不是有提醒就去处理;

推送带来的提醒,通常会打断一个人的专注状态;

邮件是非即时通讯工具,凡是发邮件的人,都不奢求收件人第一时间处理事项,否则会通过电话联系进行告知。

足够了,就是这样的原因。每个GTDer都希望自己在执行行动的时候尽可能的专注,也都希望可以对行动进行排程,对于这种非即时性的邮件,何必它一提醒就去处理呢!

所以,我认为,移动客户端邮件推送和提醒功能其实都是看上去很美,其实最美的,就是设备联入网络,当需要的时候,从服务器上收取信件即可。或者,关闭提醒功能,允许邮件推送到移动端,方便在查看时立刻查看同时又不会总是影响到自己工作状态。

六、结尾

邮件看似每个人都会用,其实,越是小事情越能看出一个人的精细程度,都说细节决定命运,邮件也不例外。上文的内容,如果还有朋友有更好的想法,请给我留言或者发邮件告诉我您的看法。感谢您对幸福进化俱乐部和我的大力支持~