情境,是《搞定——无压工作的艺术》里面提出的一个概念,英文是Context,无论是什么翻译,它代表的意义都是一致的,我理解的类似中国古语中“天时地利人和”中“天时地利”的意义,就是设置不同“情境”,可以帮助人们根据目前所处的环境、背景来对行动进行分类,以提高行动执行效率

在GTD的总流程图中,我用红色框标注的部分,应该就是情境起作用的位置(点击图片可以产看大图)

关于“情境”的实践与思考-知行,在路上

 一、我的实践过程

阶段一:读完《搞定——无压工作的艺术》一书后,最突出的感受是:我找到了一个无敌的方法,我一定要赶紧实践!这种感受,我想每个GTDer在初学的时候都会有的,既然GTD是一套系统的方法,就让每个阶段都能够在自己身上找到对应,这该多棒啊!于是在书中原则的指导下,我设置了属于我自己的几种情境。

阶段二:我用的时间管理软件是Doit.im,它也提供着情境的功能,于是我就把我设置好的情境搬到软件中去了。开始的时候觉得很棒,但是越来越疑惑:是不是每件事情都要设置情境、为什么有的事情可以属于不同的情境、为什么两种不同的情境之间还有相同的部分?

阶段三:慢慢的,将事务划分到不同的情境中去的这项工作,成为我焦虑的源泉,我总是无法把控好每件事情的流向,所以,划分事件就耗费我很大的心血,却没有一个正向的激励结果。于是,在很长的一段时间里,我就放弃了情境的使用。

阶段四:九月初,大树老师到威海来分享,我发现他的手帐中设置了一个Out的情境,在他介绍自己的管理系统的时候,我发现情境对于大树老师来说是个很好的帮助,于是我也想重新将“情境”拾起来,重新用起来。可是,事与愿违,这次的重新实践,依然遇到了之前不可跨越的问题,不过这次我却有了新的思考。

二、情境设置中的疑惑

虽然问题和之前遇到的一样,但是我还是给列出来,强调一下。

1.我的八种情境

根据对时间的统计、对生活的总结,我设置了八种不同的情境,分别是:Outside、Life、Computer、Home、Office、Work、Withhoney、HaveRest。

2.困扰:情境划分无法做到界限清晰

虽然我的划分,包含了我行为方面的种种情况,但是因为边界的不清晰,导致我无法很好的进行归类。比如一项工作(Work)我要在办公室(Office)的电脑(Computer)上去执行、比如在生活时间(Life,我做时间统计时对进行生活活动时间的分类)里和爱人(Withhoney)外出(Outside)做的事情等等,所以很多时候因为这个问题,产生了大量的焦虑。

三、我的思考

遇到问题本身并不可怕,可怕的是不思考和放弃实践,针对这次我又重新拾起情境这个概念,我有了新的思考:

1.是否需要将所有的事件划分到不同的情境中去?

2.需要划归的事件,是否仅仅是自己生活中最重要的那些事?

3.是否需要设置大而全的情境分类方法,而只是应该根据自己的日常生活(比如我有开车、外出、和家人吃饭的时间是天天出现的,同时也是大块时间,我就可以设置一个情境,将琐碎的事情安排到这个事情中去)来安排呢?

4.情境设置是对事件的另外一种分类方式,我之所以实践的不好,是不是也跟我的每日事务较少有关呢?

5.情境的设置是不是不应该如此教条,情境是给自己的一种分类方式,有了这种方式可以更好地让事件进行归类,而不是像我那样的,把所有的事情必须做到全归类。

6.GTD是个好概念,可是,我必须有属于自己的流程系统,一味使用别人的系统,一定会因为现实情况不相符而造成事件中的刻板情况。

四、找到答案

遇到了这些问题,最好的解决方法就是去问一下那些时间管理领域中的先行者,看看他们是怎么做的,于是我给@永锡 @邹鑫-GTDLife @宋晓楠培训师 @培训师李参 老师发去了邮件,几位老师都不厌其烦地给我了回复。现将回复整理如下:

(一)永锡老师的回复

1.原文

我最近也在思考這個問題,context這個字,我不用情境來翻譯,相反的,我喜歡脈絡這個翻譯。

一件雜事來,我思考的有兩個層次:首先,可以找不找到下一步行動?這就是不同的情境Outdoor、Life、Computer、Home、Office、Work、Withhoney;另一個層次是,如果事情很複雜,那我可不可以找到這件事情的脈絡?

一開始時間管理是處理情境層次的問題,但是像我現在,大多是處理脈絡層次的問題。未來會寫篇文章請您參考,我也還在思考,我自己有辦法做,但是要說給別人聽要點消化的時間。

2.我的感受

之所以永锡老师得到大家的认可,可能就在这里,他不仅仅给出了解答,还答应将自己的想法整理出来,和大家分享!同时,我也发现一点,我和永锡老师处于的阶段不一样,我的行动没有他那么多,我还无法理解脉络的意义,只能等待永锡老师的具体解释了~

(二)大树老师的回复

1.原文

 hi 若狂,你真是好学得发狂啊。

情景这个东西我也不常用,因为我现在确实事情不多,多数时间都在办公室里。基本不开会,电脑长期开着。

我一般碰到新学GTD的人都会问,你如果做计划的话,每天大概有多少件事?一般都少于20件,多数在10件左右。这么点事儿一眼看得过来,基本上不用情景处理就解决了。Allen 自己说他是随时都有150件事情要做的人(第3册180页),他当然要用清单分情景处理,否则150件待办事件,怎么能知道该做什么呢?而我们普通人,就10件左右事情,实在是没必要分清单处理,所以我就只针对出门做情景处理,防止出门该做的事情忘记。其它事情回来慢慢做好了。

这里面有些原则,比方说每天都有50封邮件,是算50件还是1件?我个人认为应该算一件,这是每天被动的工作内容之一,算一件好了;否则的话事件就太多没法统计了。但由于这些邮件可能会引出新的项目、大事件等,那是新事件,之前,没有区分,都算一件事。

软件的功能太强大了,其实普通人根本用不到那么多功能,情景这东西对普通人来说,是不容易用到的东西,没必要。假如你以前没有用情景就安排得很好,根本没有必要去用情景。而且情景越少越好,否则一个情景就一、二条,不够麻烦的呢。

 2.我的感受

大树老师真的是个很实在的人,他的简化版的GTD针对的是事项不多的人,而这些人,其实正处于正态曲线中间的部分,应该是绝大多数的人。他说明了一件事情,就是从实际出发,不需要教条与权威,毕竟,我们跟权威之间的有着很多差别。

(三)李参老师的回复

1.原文

其实对于情景设置,主要可以批次处理,我的情景设置的比较细致,主要因为我比较宅,除了出差就是家里呆着,而大量的事物需要在电脑前处理,但是针对我自己的情况,不希望出现过多的耗费时间的时间黑洞,例如手欠刷微博什么的,所以我设置的几个情景分别是:电脑、邮件、QQ沟通、微博、电话、至于外出我就没有写,因为我脑袋里形成习惯,外出就是可以批次处理一些事情,而电脑上如果没个约束肯定是不行的。

我的建议是:

1、情景主要的作用是将同一情景下的事情批次处理,这样可以节约很多切换的时间,也不容易陷入时间黑洞;

2、其实也没必要给自己那么多的限制,附件中是我的批次处理的截图,可以给你做个参考,不过有时候我也是不用这个功能的,但是用了以后感觉效率会高一些,因为我设置了qq、微博这样的场景,最重要的作用是防止我手欠的。

关于“情境”的实践与思考-知行,在路上

2.我的感受

参姐的经验给了我另外一种感受,依然还是那句话:根据个人具体情况具体实践!参姐的实践说明了可以把自己最大块的时间去细分,这样不仅仅可以在最合适的时候选择最恰当的事务,更重要的是对自己大块时间的精细掌控,毕竟,时间黑洞是个可怕的东西!参姐的实践方法绝对是独辟蹊径!

(四)邹鑫老师的回复

1.原文

1、情境对于有很多琐事的人比较有用,我还好,所以只设置了三个情境:@外出、@电话,我的原则是把最经常、最适合批次处理的事情,设置为情境。
2、我同意您的观点,不需要把所有的事件全部划归到不同情境,不需要设置大而全的情境。
我们保持交流,让我们一起成长吧!加油!

2.我的感受

邹鑫老师的《小强升职记》是让我关注到个人成长的第一本书,也是核心的一本书,他的理念就是让一个小虫子真正变成小强。所以,从邹老师的回复中也可以看出实用性,而对于我自己来说,我认为,“把最经常、最适合批次处理的事情,设置为情境”是最符合我的使用需求的。

五、新的体会

经过这几天的思考和询问, 对于情境的使用,我更加明确了,下一步就是坚持实践,摸索出自己的方法来,以更高效地使用时间,避免黑洞!

最后,我也有新的体会:任何事情都要做好准备,利用碎片化的时间阅读的关键就是做好一切准备,情境也是一样!把准备做好,当遇到天时和地利,就把需要完成的事情拿出来处理就可以了!这可能就叫做机会只青睐于有准备的人吧!