本篇博客是幸福进化俱乐部第一次线下活动主题讨论内容,用于发布至《进·化》期刊中,主要内容是为知笔记的使用方式归纳总结。我之前在博客中也发布了《我是如何使用为知笔记》系列123,但本篇内容将这个系列更加体系化,更多关注于理论,这些知识可以应用于各种不同的笔记软件,涵盖的范围更广,更具启发性。正文开始:

零、前言

相传,“无字天书”是一捆竹简,上面没有文字,只有各种神秘的图案,那是一部关于自然法则的书,记载着中华民族的起源以及宇宙的基本变化规律。之所以将本文叫做《无字天书怎么用》,主要有两个原因:一是标题党,用于吸引大家的眼球;二是本文关注的内容——笔记,无论是纸质的还是电子的,在最开始的时候都是空白的,很符合“无字”的特点,而随着我们掌握了“笔记”的用法,也就是无字天书的用法,我们就会不断获取到成长的规律而获得持续的发展能力!

本文将从记笔记的意义、选择记笔记的方式、笔记软件的基本使用、我的用法和一些思考几个方面,来系统的整理“无字天书”的使用方法。

一、为什么要记笔记

(一)什么是笔记

顾名思义,笔记就是“笔”+“记”,通过笔这个工具,书写下内容,从而达到记录的功能。

(二)不可信的大脑

进化已经让人类拥有了一个无比高级的大脑,它可以接受信号并加以反馈,可以处理存储信息!既然我们身体上有视觉、听觉、嗅觉、味觉、触觉和第六感这些输入工具,大脑也有记忆功能,我们为什么不用大脑来记,而要浪费时间用笔记呢?原因太简单了,大脑不可信!

1.大脑有自己的记忆宽度。根据测算,普通人大脑的记录能力平均为7件事,经过特殊训练的人同一时刻记录事件数量不会超过12件!这是一个可怕的现实,每个人都有工作、生活、学习、社交等等各个方面的事件,不可能将这些内容都交给大脑记录!如果大脑满负荷运转,它将开启自我保护机制:遗忘,来避免受到伤害,如果它自动遗忘,那本应该牢记的事情消失不见就糟糕了。

2.闪现的思维。根据大脑解剖学研究,大脑皮层负责人的逻辑思考能力,这里的神经元的链接是有序的,条理的;而大脑内部还有个组织叫做杏仁体,它负责处理情绪、应激、产生灵感和想法,它会时不时的闪现一个灵感,通过生物电刺激大脑皮层,仿佛大海底部有个气泡冒到大海表面,如果不抓紧记录下来,这个气泡的平均保存时间为7秒钟,而这个气泡平均每天将产生二百到六万个不等!这些灵感,能依靠大脑来记录嘛?显然不能。

(三)记笔记的好处

1.防止遗忘。如果大脑不好用,那就只能牺牲一下感官高速获取的效率了,使用笔的方式将想法全部记录下来!这样,只要想查询的时候,就可以在已经记录好的内容里面,检索出自己想要的东西,就算检索的时间很慢,至少东西不会丢失,因为大脑会遗忘,笔记不会!

2.防止焦虑。如果做一个比喻,人就是一台电脑,大脑是电脑的内存,笔记就是硬盘等存储设备。如果内存中寄存的程序数据过多,整个系统会变得很有负担,工作效率会大大降低,就算现在的内存有8GB、16GB也没有用,如果存储的东西太多,cpu会显示100%运行的。对于人来说,也是一样,大脑中记得东西太多,人就会有负担而产生焦虑感,所以,必须将内存清空,一点东西都不留!这样焦虑就会消失!有的人会问到,这样大脑天天空着岂不是很浪费,这就是大脑和电脑的不同,大脑清空了,那些灵感的气泡会变得更加明显,会大大提高效率的,不用担心的!还有人问,如果都清空了,那些需要处理的事情该怎么办啊,又是很简单的问题,处理时,让整个大脑处理这一件事情就可以了,高效!

3.积累进化的力量。进化是一个很奇怪的东西,它有个特点就是不可跨越性,需要 坚持和积累,而笔记就是积累的最好记录方式和见证。坚持做好笔记,每天只有一点,等到有一天,回头一看,我们竟然离出发点已经有了那么远了!

(四)用笔记记录什么?

简单的说,就是四个字:记录一切!因为在后文中我有详细的描述,这里只是列举一下可以记录的内容,很多人拥有触类旁通的能力,只需要看到标题,就知道要讲的内容了。所以列举一下,可能很多高手,后面的内容就不需要看了~(当然了,真正的高手,不会吝啬时间,会坚持看完所有的内容再做评论的)

1.日记。这是最常见的内容,每个人的风格不同,日记也就不一样,有的是散文的、有的是九宫格的、有的是流水账。看自己需要什么,可以记录时间的开销、某项事件的总结、成功和感恩日记、自己的身体情况、睡眠时间、习惯养成、反省等等。

2.资料。资料的涵盖面太广泛了,比如生活领域中,可以记录每天的账单开销、送礼随份子,可以记录网站用户名和密码,可以记录自己喜欢的小店和特色菜,可以记录健康笔记(生理期、饮食、排便),可以记录心情日记;比如学习领域中,学生可以记录学习笔记,读书人可以书写读书笔记;比如在工作领域,可以整理工作流程、记录工作情况、总结工作经验;比如在人际交往领域,可以记录联系人信息、人脉资源和交往记录;有人还喜欢把网上看到的好东西收集回来,同样也可以用笔记!

3.灵感。前面说了,灵感是潜意识里面的冒泡,它具有突发性和暂存性等特点,如果不记录,很快它就消失了,并且再也找不回来了。所以一旦脑海中忽然划过创意、点子、灵感、零碎的想法等等,就在第一时间记录下来,就算自己忽然想学一下藏语,别判断它是什么,只管第一时间记下来!

4.规划总结。很多人并不重视这点内容,殊不知,这才是成长的关键。必须记录下自己的价值观、愿景,如果用大脑记的话,遗忘还无所谓,一旦被它窜改,那我们的行事过程中,会出现左右摇摆的情况。同时,还要写下自己的年度、月度、每周的计划和回顾,看到自己一路走来的轨迹。

5.GTD流程。时间管理(GTD)拥有着属于自己的流程体系,虽然面对不同受众,有些环节可以简化,但是通过笔记的方式来实现GTD是最简洁、最高效的方法!

笔记甚至可以成为个人知识管理的全部,收集是个人知识管理的第一步,而笔记恰好是胜任收集的最好方法,同时,笔记还可以拥有整理、存储、创新、提取、分享等等功能!所以,毫不夸张地讲,如果笔记能力足够强大,基本上会胜任所面对的一切挑战。

(五)更多参考资料

本文除了来自我的实践,更多还可以参考以下内容。

1.书籍及读书笔记。《记事本圆梦计划》、《考上第一志愿的记事本》、《经理人记事本活用术》、《Google时代的工作方法》、《笔记女王的手帐活用术》、《学习第一教材:穿起你的学习链》、《晨间日记的奇迹》、《别告诉我你会记笔记》。

2.笔记类文章。《康奈尔笔记系统》、《纸作为最佳效率工具的10个原因》、《钱钟书是怎么做读书笔记的》、《为什么要不做或少做笔记》等。

二、用什么记笔记

如果从上古时期算起,古人好像用绳子、龟壳、绢布、草纸做过笔记,后来有了纸笔占据了两千年的时间,“笔记”两个字也是来自于此。而到现在,有了两种很好的方式:一种依然是纸,只不过有单页的纸、也有各种各样的本子,另外一种就是数字化的现代方式。

我的身边有两种人,一种是叫做顽固派,他们觉得电子的东西很麻烦,要购买产品、要设置,所以坚决认为纸和笔是最好的方法,当然,他们不会说他们不去用电子版的根本原因是他们害怕接触新事物;另外一种叫做激进派,他们觉得电子的东西是最方便的,可以完全取代纸质笔记,激进是因为掌握知识的不全面,不需多说。纸质和电子的笔记各有各的好处!我做了简单的图标进行对比:

无字天书怎么用-知行,在路上

这张简单的图片可以反映出一个突出的问题,传统的笔记方式的优点恰好是数字化的缺点,而数字化的优点也是一样!为了不引起争议,我对表格中几条内容稍微解释一下。

1.传统笔记的“不用电”的优点,有可能笔也会没有水了,而数字化的“可能会没电”的缺点,只要保证有几块电池就好了。我不是斤斤计较,笔没有水了,纸写完了,借来纸笔可以继续,但是电池没有电了,iphone、ipad没有电了,只能干瞪眼了,借了电池也没有用(不考虑外置电源好不好?)。

2.传统笔记的“无限存储”的优点,有人会不认同,我觉得没有必要仅仅计较数字化的1MB或者1GB能存储多少内容,这里的无限就是指只要有纸就可以记录,而数字化的产品总有有限的存储空间,即使是2TB的硬盘!

3.数字化的“需要按保存”的缺点,有人说,现在麦库记事不需要按下保存,自动就保存了, 不用用特列来说明普遍现象,看看传统的纸和笔,写下来不至于因为合上本子而导致记录消失。

……等等

其实数字化的产生就是为了解决传统笔记的缺点的,很多时候,数字化的产品在很多领域里面已经完全取代了纸和笔,两个情况除外:第一,电脑盲;第二,2秒钟原则,这一点在可预见的将来,数字化产品是很难解决的~不过,无所谓了,在使用的时候结合起来就好了,人极端了并不是个好现象,工具的使用也是一样!

三、选用哪款数字化软件

数字化的产品太多了,大体上可以分为文字处理工具和专门的笔记软件。

(一)文字处理工具

常见的就是记事本工具(.txt文档)和Office Word(.doc)工具。之前我都使用过,目前我都不再使用了,主要问题如下:

1.管理不便,无结构化、混杂;

2.无云端同步功能,至少要通过其他软件的配合才能时间同步。当前,不具备云端功能的软件会在最开始被直接淘汰的!

3.平台通用性差,不方便在所有平台编辑;

4.打开缓慢:尤其是word文档;

不过据说很多程序员们也会在桌面建立一个.txt的文档,然后里面写上[timelog],然后随时记下自己想要记录的内容。不过我想,那还是以为他们并不知道笔记软件的优势吧?

(二)专门的笔记软件

目前市面上有太多专业的笔记软件,常见的有Evernote(国内叫做印象笔记)、微软家的Onenote、盛大家的麦库笔记、有道家的有道笔记、不知道谁家的轻笔记,还有我所使用的为知笔记。对了,还有Lifehack推荐的十二款笔记软件:点击查看

无字天书怎么用-知行,在路上

为知笔记功能齐全,它启动迅速、响应快,跨所有平台,群组高效分享,格式开放,融合日历等GTD功能,快速安全同步,文档导入齐全,高效收集功能(它的前身是网文快捕啊!中国职业网民都知道啊!),整理功能强大,第三方模板和插件丰富,提供企业方案!

目前的国内,只要你有个新功能,很快所有家都有了,所以面对同质化的竞争,重要的是服务质量,为知的官方在微博和官网上的服务都很好,提出的问题,当个工作日内一定就解决了,并且会在很快发布的新版本中修改了bug!所以,同样是选择服务,为什么不选择一家服务更好的呢?

当然,为知笔记也不是万能的,它的进步空间很大,比如说web端的目录增量管理方式让更改目录名称变得麻烦;ipad端用起来有点鸡肋;mac系统下太粗糙了;很多地方要继续向老大哥Evernote和小弟弟麦库笔记多学习!

四、为知笔记基本使用方法

通常会使用Windows操作系统和Office Word的话,想要上手为知笔记会很简单。

新手可以登录为知网站[www.wiz.cn],根据界面的提示下载属于自己平台(win、mac、移动平台)的不同版本,在下载的时候,顺手注册一个账号。如果是更新的新手,还是要看看新手指南[http://www.wiz.cn/start],在这里,可以知道为知笔记的来历,它的基本作用以及它可以带来的改变。如果想了解更多,可以看看产品的用户手册,为知做的很好的[http://www.wiz.cn/manual]!另外有些基本功能,这里稍微提出一些,因为为知的友好性,它让人上手很快,如果这里详述反显累赘。

1.根据模板新建日志:可以建立空白笔记,那就真的是无字天书了,可以任由作者编辑;为知还提供了联系人、每日回顾、九宫格日记、康奈尔笔记、会议记录等模板,更棒的是,如果有设计能力,也可以自己制作模板。

2.导入导出:支持将Evernote的文件、不同格式的文档、博客、Google Reader、邮件等等所有常见的内容导入其中,同时也支持将自己的笔记导出成CHM、Html、Mht甚至是纯文本格式!

3.多种显示方式:支持自定义显示模式,可以三栏、两栏,可以显示图片或者仅显示标题,可以自定义工具栏,有高效的桌面浮动条以提供便签和任务管理功能。

4.多种发布功能:可以将笔记很轻松地发布到微博、通过邮件的方式分享给好友、还可以将写好的文字一键发布到博客,功能太强大了。新版本的为知笔记还提供了群组功能,方便协同办公的需要!

……

五、常见用法

 (一)每日时间记录

每天建立一个用当天日期命名的笔记,记录当天的计划、工作情况、成功日记等。

1.每日计划。在笔记的最开始写下今天的工作计划,并且表明一到两件必须要完成的工作,将大脑清空,并将其专注于正在处理的工作上。

2.时间流水账。时间流水账的记录方法有两种,第一种是以项目为单位,第二种是以重要项目为单位

①以项目为单位:每做一件事情前,记录下当前时间,完成后再次记录时间,并注明时间长度。例如:“09:20 - 10:15 【工作】完成xxx调研材料的书写(55)”。只要切换项目就标注下一个时间段。

②以重要项目为单位:这里的重要项目就是指每日计划中所列出的内容,并注明时间长度。例如:“【工作】完成xxx调研材料的书写:2小时15分钟”。

这两种方法的选择因人而异,建议没有记录时间开销的人可以尝试第一种方法,一周的时间就可以让自己感知到时间流逝的感觉;第二种方法要能够对时间有了精确的感知并辅助以记录的方式才可以完成。究竟采用哪种方式或何种形式,必须实践之后才能选择出最符合自己的一种。

3.成功(感恩)日记。每天写下自己成功的或者感恩的事件,只能写五条,多也不行,少也不行,这样可以让自己更好地提炼生活,同时心中充满着感恩的大爱!

4.每日必做项目提醒及其他。如果有要养成的好习惯或者是自己希望每天记录的内容,也可以列在这篇笔记的下方。

(二)人际交往记录系统

1.建立一套文件夹和笔记的组合系统。文件夹从1月-12月,共12个;每个文件夹中按照天数建立笔记,并用日期命名,比如:“1月30日”;

2.建立一个记录模板。设置一个模板,如下:

----年度:201x年----

节日:(此处写下今天的节日,如果有的话)

生日:(此处写下今天是谁的生日,他出生日期的年月日)

纪念日:(此处写下跟某人在某时某处发生了某事的纪念)

第一次认识:(此处写着和某人在某处第一次认识)

升迁:(此处写下某人升迁的记录)

其他重要事件:(此处写下某人其他重要事件)

3.应用。每天将模板复制到当天的笔记中,然后记录相应的内容。在这个系统中,共有12个文件夹和366个笔记,因为是按日期为单位的笔记,所以很容易可以在不同年份中看到某一天都发生了什么事情,也能起到有效地提醒作用。

(三)人生规划和计划总结

很多书籍中都讲到了确定人生意义、愿景的重要性,也说明了个人的价值观在其中扮演的重要作用,必须将这些内容记录下来,然后每天翻阅;同时要确定成长的目标,还能对每个阶段进行总结。

1.价值观。有很多人一生没有一个明确的价值观,其实这是很可怕的,价值观的摇摆不定会造成效率的降低。《高效冠军》一书中,给出了一套可评估性的方法来确定一个人的价值观,根据它的方法,在明确了自己的价值观之后,就把相应的内容记录到笔记中去。

2.明确目标。要对自己当下、一个周、一个月、一年、1-3年、3-5年这个不同的阶段来设定目标,同时保持目标的统一性,更多内容参考《搞定1-无压工作的艺术》。目标可以按照工作、心灵、家庭、社交、身体五个方面来划分,其中心灵也可以分为学习和兴趣等等,这种划分没有一定之规,只是一个参考。设置好的每个期限的目标,都要记录到笔记中去,定期查阅,能够起到明确方向的作用。同时,在完成每个阶段之后,还要进行总结,将经验和教训总结成文档,也存入到为知笔记的系统中去。

(四)更多内容

1.个人知识体系的构建。每个人都要有属于自己的明确的、条理的个人知识体系,这样有助于构筑个人核心竞争力。个人知识体系包括专业领域知识、兴趣爱好方面、学习思考实践能力(进化能力)和性格体系四个大的类别,根据不同情况可以继续细分。

2.生活常识。可以将自己生活中遇到的所有细碎事情记录在这里,比如说各种生活常识、旅游准备、美食笔记、穿衣搭配等。同时也可以将自己的习惯和规范化体系记录在这里,用于监督日常生活。

3.个人机密管理。每个人都有一些属于自己的隐私,可以将其存放在这里,比如说个人履历表、每年更新的审查表单、遗书;同时可以管理密码,用网络服务命名笔记,比如:“建设银行借记卡”,然后在里面写上自己的注册信息、登陆信息等内容。如果害怕密码泄露的问题,可参考《密码到底怎么管理才能万无一失》http://blog.hiddenwangcc.com/?p=455寻找解决方案。

4.时间管理。可以通过使用GTD流程的名称命名文件夹来实现时间管理的功能,例如:“0@收集”、“1@今日待办”等。

5.团队协作功能。为知笔记的群组分享功能,可以帮助小型组织和团队进行资料共享和多成员协同工作,可参考《为知笔记3.0新特性便携团队协作》http://www.wiz.cn/wiz3-for-teamwork.html

6.更多。更多功能可以根据个人需要进行自定义使用,也可参照官方博客和论坛,那里有大量的使用技巧和方法,很值得学习!

六、更好的选择

为知笔记是个好软件,但是它并不是个全能的软件,它虽然可以实现很多功能,但是它并不擅长于此,所以不要奢求它可以完成所有的操作,如果有更好的选择,在抱着质量确保、效率优先的基础上,可以选择一些更有良好用户体验的服务吧。

1.时间管理。推荐使用doit.im,完全符合时间管理流程,能够和Google Calendar结合,提供了强大的时间管理提醒功能,用专用的软件才能提高效率。

2.减肥瘦身。不要把自己的体重天天记录到为知笔记中去,用着的时候还要挨着个的找,推荐使用伊儿秀和更加牛的物联网网站麦开网

3.云端存储。为知笔记拥有轻量的同步功能,但是对比起专业的金山快、T盘,坚果云、百度盘、新浪微盘、华为网盘、115网盘、云诺、够快、GoogleDriver、Skydriver等等,无论是云端存储还是多平台同步,为知都不是最强的!

4.网址收藏。网址收藏可以使用浏览器自带的云端同步的收藏夹,我推荐Chrome浏览器,或者使用搜狗等都可以。而更好的,其实还是爱库网或者花瓣网这种专门为收藏而生的国产网站!

七、更多思考

以上是以为知笔记为代表的笔记软件使用心得,很简单的理念背后蕴藏着大量的实践过程,必须坚持实践,否则无法构建出属于自己的方法来。除了上面的要点,还有很多需要摸索的地方,留作我们下次讨论吧。

1.如何分类。笔记软件的使用是非常简单的,但是如何将目录进行分类,做出一套高效的体系来,这是需要理论和实践的,而良好的分类是以条理生活为基础的,必须长期训练才能养成的能力。这个话题也恰好是我们下一次幸福进化俱乐部的讨论话题。

2.如何容灾。目前,我的生活已经完全嫁接到为知笔记上了,如果有一天为知笔记消失掉了,我的生活不能跟着消失,所以必须定期做好备份,并将备份内容传至两至三处不同地点保管存储。

3.遗书放在哪里?目前,数字化的存储已经成为未来遗产的重要组成部分,还是那句话:这里有我生命的全部内容,那么这个登录密码是否要写到遗书里,遗书又放在哪里,如何让最亲的人既知道如何破解密码,又不能随便破解密码呢?遗书上是否要写明登录密码?遗书是否要存入为知笔记中?这个问题需要未来好好探讨了!

最后贴上我的为知笔记的文件夹结构图:

无字天书怎么用-知行,在路上