〇、前言

“如何分类”是幸福进化俱乐部第二次线下活动的讨论主题,我们的第二次活动在8月下旬组织实施的,经过了一个多月的积淀,我们渐渐发现,“分类”这项工作竟然出现在生活的各个层面,每个人无时无刻都要进行着分类这项工作!一旦分类工作做不好,生活便可能处于混乱的状态!分类没有一个判断标准,它总是在追求更好的状态,因此,一个涉及面如此广、如此重要的话题,我觉得我很难把握,不过,我还是尽可能地把我们探讨的思路系统整理,并结合一些个人成长领域中常见的分类实践,看看究竟如何进行分类。也希望自己能够不断地触类旁通,把分类工作做得更好更完善。本文将主要介绍以下内容:为什么要分类、如何分类、分类的原则以及分类在不同领域的实践。

一、分类的目的

(一)什么是分类

《现代汉语词典》第三版第222次印刷本中是这样定义分类的:“根据事物的特点分别归类 :图书~法 | 把文件~存档”。这个条目太棒了,不仅仅给出了解释,还给了最基本的原则和实践举例!

(二)分类的意义

1.提高效率。分类可以让人很容易地找到信息。当物品、信息按照一个明确的类别存储、使用时,只需要按图索骥(有时候这张“图”在自己的记忆中),就可以快速提取以提高效率。

2.节约成本。一个良好的分类习惯可以节约时间、金钱以及心理波动成本。上面提到的提高效率就是为了节约时间成本;有的宾馆将不同层级的客人按照职务、重要性进行分类,设置不同的接待标准,可以节约金钱成本;当自己明确某一件物品、信息存放的位置,当调用时不会因为忽然找不到而产生焦虑心理,同时也能增强人与人之间的信任度。

3.反映思维方式。分类通常采用的是总分关系,整体和局部的联系紧密而有条理,如果一个人在任何领域中都能将分类工作较好地完成,至少能反映出这个人思维方式是条理、有序的;如果一个人什么事情都是一团乱,高低上下胖瘦不分,说明他脑子里面就没有一个良好的思维方法,这个人本身的可靠性也就大打折扣了!

4.反映掌握事物的深度。对一件事情分类的清晰与否,直接反映出掌握了它的体系的清晰程度,当了解和把握的越透彻,分类的条理性和高效性也就越明显。拿家庭收纳来举例子,只有认清了家里的所有物品、存储空间之后,才能进行有效的归类整理,不至于在进行收纳的时候有这样的疑问:“诶,这件物品究竟放在A类还是B类呢?算了,干脆随便找个地方先放一下吧!”。

5.分析行为。对于事物的明确分类,有利于分析判断各种行为方式特点,比如Bricks举例说将消费者的收入和支出在一个平面上分类,可以看出几种不同类型的人,就可以分析他们的消费行为和理念,可以进行有针对性地促销活动。

6.明确边界。在数字化的领域中,这点尤其突出。比如必须明确人生的方向和目标后,才能对自己要学习的知识和要收集的资料有个明确分类标准。人的精力有限,要想真正成长,必须将更多的时间和精力聚焦在自己的目标和方向上,否则很容易在资讯的海洋里溺水。正所谓“知止而后定”,只有明确的分类才能为我们的学习确定边界,与目标无关的学习,就要坚决放弃!

二、如何分类

(一)向抽屉学习分类流程

分类理念及实践-知行,在路上

在我很小的时候,曾经听到一个叔叔说过:“我家装修的时候,我做了很多抽屉,要知道,抽屉多了,东西就好管理了,但是管理抽屉本身也是个麻烦事。”说完,他很得意的笑了笑。他的话和他的笑容给我留下深刻的印象,现在才明白,如果能做好分类这项工作,确实是很值得骄傲的事情!闲话少说,通过向抽屉学习,可以很容易看出分类的基本流程。

1.抽屉是为了存放物品,第一步就是要广泛收集物品,用以向抽屉中存放;

2.全面收集之后,比如要对自己已经收集的物品有个全面的掌握,认清每件物品的基本特征;

3.从基本特征中归纳出每种事物的特点。就是《现代汉语词典》解释中的“根据特点”的实际操作:由于事物(第三版是1996年7月出版的,那时候还不需要有太多的数字化分类)的不同,“特点”在各个领域中呈现的样子也不一样,无论高矮、等级、中外、性质、创建日期等,都是某种事物的特点。

4.依据事物特点,划分成不同的类别,并将抽屉用这些类别区分;

5.对抽屉的作用进行分类,并将物品分别放置于之前设置好的抽屉分类中;

6.经常收拾抽屉,让每件物品都在自己应该在的位置!

(二)抽象成一般概念

从用抽屉收纳这件简单的事情上,就可以抽象出分类操作的实施步骤,主要包括以下的内容:收集--认识--归纳总结--分类--归类--维护系统。一个完整的分类过程需要前五步的操作,而最后一步“维护系统”的加入,是确保分类系统正常运行的必须步骤。

三、分类的原则

通过俱乐部成员的探讨、分享和实践后,我们总结出分类的部分常见原则。

(一)意识先行

要想做好分类,必须意识先行,对于需要区分归档的事情必须按照分类的流程进行划分,思想中必须有分类的意识和概念,就不会出现随意存放的情况,即使不能完全做到科学细致,但不会出现乱的让自己都找不到的地步。

(二)分类时间

分类是需要把握时机的,何时需要分类呢?通常来说当物品或者信息达到一定数量或者覆盖多个主题时就需要分类。这里有个参考数值,无论是物品还是信息,当数量超过20个的时候、当涵盖主题超过5个的时候,就可以进行分类了。当然,这仅仅是参考数值,还要因人、因事而异。

(三)控制层级

分类的一个主要目的是为了高效检索,所以,为了保证高效,必须保证得到信息的步骤越少越好,通常可以把分类的层级控制在五层以内为最好。不要因为某一层级下的信息太多而再次分类,只要是同样的信息,尽量不要再分类。如果同样的信息超过百条,必须要再次划分,那就采用每个人都最容易接受的分类方式,比如:按日期、按大小、按名称字母顺序等。

(四)统筹兼顾

分类方法的不同,可以体现其不同的特性:科学性、实用性、稳定性、可扩展性等,在对某一类事物进行分类时,必须同时兼顾这些特性。

1.科学性。通常的分类方式都是采取总-分的方式,按照”控制层级”中的要求,层次不要超过五层;

2.实用性。分类越细越有科学性,但可能分类太细影响效率。如果10个文件分8个类别,找起来还不如混在一起快。分类时必须要考虑效率问题。

3.稳定性。一种分类体系的构建,一定要有稳定性,可以适当调整,但不能出现革命性的变化,一旦一个个人系统因为突然变化而导致失效,那么这个人将会丧失对该系统的信任。

4.可扩展性。在分类系统中留下可扩展的余地,以面对更多新事物出现时的分类困扰。随着内容的增加和变化,分类也可以有相应改变,只是大的类别(根、二级类别)不能变化。

(五)注意命名

分类的一个目的是为了检索和查找,为防止因长期不使用产生了遗忘而导致无法准确查找,分类的名称要简单,有些类似的系统的分类名要尽可能的统一;文件的文件名也要起好,最好通过文件名也可以反映出一定程度上的类别划分,比如文件可以采用“时间+类别+主题”的方式命名:“【12-08-25】【调研】三网融合的发展前景”。同时还要明确一些个人常用的编码方式和符号规则,例如:

-表示总类标识符号

<>表示二级分类划分

()表示三级分类划分

{}表示作者相关信息

……

(六)记录分类方法

有句俗语说得好:“好记性不如烂笔头”,对于分类也是一样,假设有这样的一个分类系统:一级中有ABCDE五个不同类别,二级中每个类别平均有5个子类别,每个子类别里面再分出3-5个三级类别,这个系统大约就有100多种不同的划分了,再加上里面的文件,如果需要通过脑子来记录,很累!如果我们有这样三五个系统,大脑会不堪重负的,所以,必须为大脑减负!把分类的原则和目录方式写下来,如果是实物的分类,就写在一张纸上,如果是电子化的分类,那就在根目录建立一个文档,记下自己的分类系统。

(七)应对多重分类

因为事物的特性并不是唯一的,比如一本书,可以按照作者、类型、出版社等等分类,这样就出现一个问题,这个事物究竟分在什么样的类别呢?

1.实体。实体的其实比较容易解决,我和Bricks在实践中经常遇到档案管理的问题,现在Bricks面对一份文件拥有多重属性时他的方法是:

将每一份文件编号,然后用数字化的方式记录下这份文件的编号、文件名、来源、目的、类型等信息。文件就按照编号的顺序依次存放,如果需要使用的时候,只要在数字化的系统里查询一下是多少号文件即可。

这种方法利用了理科生特有的思维方式,比如说编码就是指针,这个思想来自于编程,他的指针中不仅包括地址属性,还包括了文件一切的元数据,同时还发挥了数字化检索能力的天然优质。目前,这套方法执行地很好,效果明显突出,节约大量时间。

2.电子。电子文件更存在着多重分类的问题,我在网上看过一套方法,就是设置两种不同的目录。

①真实目录,比如说“经济学-->计量经济学”,这个计量经济学就是经济学的子类,完全归属于经济学类中,那么就是一个真实目录;

②相关目录,A主题是B主题的相关目录,则说明A和B是交集关系,比如说“读书方法”的链接目录是“如何买书”,那么“如何买书”就是“读书方法”的链接目录;

实际操作中,因为是数字化的内容,我们只需要把相关目录的快捷方式拖放到主目录中即可(系统维护时,要保证盘符路径不变,否则快捷方式会失效)。

(八)相信搜索软件

在数字化的领域中,除了相信自己的大脑、相信写下来的分类规则,更要相信搜索工具的力量。有款名叫Everything的文件名搜索软件,是我电脑必备软件,也是随着电脑启动的两款软件之一(另外一个是vstart)。善用佳软异次元都对它做了介绍,点击链接就可以看到。我想借用异次元的话来表达我对这款软件的感受:“神器级别的文件名搜索工具,速度绝对快得让你震惊!”,真的是瞬间搜到文件。

不过在实际使用中,需要注意一点,因为它不支持全文搜索,只是可以搜索文件名。所以,对于文件的命名时也要有点原则,不要总是起一些类似“111111”、“3423431”之类的文件,虽然看似节省时间,其实却为未来留下了极大的隐患。关于这点,可以参考第五条“注意命名”。

(九)不断完善

分类是实践。可以谈得很好,但不一定做到。知道很重要,但是做到更重要,没有一个人在开始就能完全了解和掌握某一类事物的整个体系,所以有个宽容的心态,不要对自己的系统太过完美主义,在实践中不断完善系统才是分类的必经之路。

(十)维持系统正常运转

分类之后还有个非常重要的工作,就是维护分类体系。体系运行高效的关键就是不断维护,花费时间、精力!体系可以让人高效,尤其是当自己完全信任的时候,通过体系的规则运行,可以节省大量成本,比如GTD系统等。但是一旦这个自己完全信任的体系出了问题,这种伤害是极大的,远大于那些根本没有体系的人的无知带来的成本浪费。所以,定期拿出时间来维护系统吧,只有付出才有信任,只有付出才有效率。

四、不同领域的实践

在讨论中,我们发现,简单的分类概念,竟然渗透在生命中的每个时间和空间!我不可能一一列举,因为我涉及面没有那么广,并且我研究也没有那么透彻,所以,我只是把俱乐部成员们探讨过的例子列举一下吧。当然,这些内容并不能满足任何一个人的需求,只是希望给一个方法论,这样就可以根据自己现状不同而举一反三地明确属于自己的方法了。

(一)电脑文件的分类管理

我们的电脑中,通常分为电脑桌面、我的文档、驱动器、云端这四个存储空间,内容主要包括文档、图片、音乐、电影、软件、图书等等……

 1.存在哪里

电脑桌面:在每天结束时,要像工作环境的桌面一样,桌面要恢复整洁干净,电脑桌面也是一样。很多人把大量的材料放在电脑桌面,说明这个人没有整理的好习惯,没有分类的理念,他应该也是一个拖延症的患者,对于任何一种岗位的员工来说,这也将面对着电脑系统崩溃而导致重要文件遗失的极大隐患(尤其是现在很多人装Ghost系统,更容易出现这样的情况!)

我的文档:位于C盘驱动器下用户文件夹中,强力不建议将文件放置于此!原因很简单,如果要重装系统,文件都会丢失。现在有很多Ghost系统盘,把用户文件夹都移动到其他驱动器下,美其名曰防止文件丢失,其实,那也是另外一种形式存在的“电脑桌面”,这个系统太不靠谱了。

驱动器:这里指的是除了C盘以外的驱动器,就把文件放在这里吧!如果有两个盘符,那么一个放工作一个放个人内容;如果有三个盘符,那就一个放工作、一个放生活、一个放数据。当然这都是建议而已,每个人的需求不一样,只要别在每个驱动器里都混乱地保存着照片或者音乐或者工作文档就好了,记得分类!还有,盘符最好不要超过四个,容易造成效率低下的问题。

 2.文件如何管理

文档及电子书:在下文将提到一个“强力底版”的概念,通过强力底版将文档进行分类,下文细说。

图片:主要分为网络下载和个人照片两个大类别。网络下载里面包括一些壁纸、系列套图等;个人照片可以按照工作和生活分开,每一次拍摄的内容统一放置在一个文件夹中,并可以将文件夹按照“拍摄日期+地点+主要事件”的方式命名,未来可以通过Everything很容易检索到相应的图片。

音乐:音乐的分类方式很多,有按歌手、专辑、流派等等的分类,在选择分类原则的时候,最好只有一种,要不只是按照歌手分类,要不只是按照流派分,不要混用,很容易乱掉。也有些不知名的音乐不知道该怎么办,那就建立个文件夹,写个其他就行了。不要怕这个“其他”文件夹中东西太多分不清楚,如果一个真正爱好音乐的人,他会及时清空自己的“其他”文件夹的,这个清空不是指删除,而是掌握如何分类的方法的!

电影:很多人将电影按照类型分类,什么爱情、剧情、喜剧、惊悚……但是往往会遇到多重分类的问题,某一个电影属于多个类型,比如说《听风者》,我觉得是文艺片、谍战片、偶像片……付大哥说他是按照导演分类的!一个导演一生拍不了几部影片,并且每部电影的导演都是唯一的,而一个真正喜欢电影的人,用这种方法分类的人,他对每个导演都是耳熟能详的!通过这种方法,也很容易了解到一个导演的拍摄风格以及风格演化的种种知识。

软件:软件包括两个部分,安装包(可执行的、绿化版)和已安装软件。强烈建议在系统驱动器空间充足的情况下,请将软件安装到C盘中,也就是默认安装位置,记得是空间充足的情况下!因为如果要装入其他驱动器中,那跟每个驱动器下都放照片,都放文档有什么区别呢?并且格式化系统之后,很多软件都不能用了,还要重新安装。至于安装包,就存放到其他的驱动器的软件目录下即可,并且只存那些动不动几百兆的或者几个G的安装包就行了,其他类似QQ、迅雷什么的,装机时候重新下载就好。至于绿化版(仅用于学习使用,为保护正版请24小时之内删除)的软件,也存放在软件目录中,然后将其快捷方式拖放在vstart里面,便于重装电脑时了解自己已安装过的软件有哪些,大量节约了时间。

(二)知识体系的管理

这个部分涉及到了文档、电子书、收藏夹、Rss订阅、博客分类、联系人,甚至时间管理等领域的分类方法。

1.明确目标

李践老师的《高绩效人士的五项管理》中的第二部分是明确目标,他建议把生命划分成六个目标领域:事业、财富、人际关系、健康休闲、学习成长、家庭生活六个方面,这六个方面足以囊括人生的各个方面,也符合人生平衡的原则。实际操作中可以根据自己的需要,将某一部分再划分为子类。比如说爱奋斗de阿信就把自己的生活分成八个部分:工作、贡献、精神、社交、家庭、娱乐、健康、财富,我觉得也很赞的。

分类理念及实践-知行,在路上

 2.强力底稿

 《仓鼠革命》一书是一本关于电子邮件使用与管理的书,书中提到了管理Email的四大方法,在最后一个名为“COTA法则”中,提到了强力底稿的概念。

强力底稿是一个主文件夹,包含了常用的子文件夹,无论何时需要建立一个新的文件夹,只需要把强力底稿复制下来重命名就好了。

强力底稿的作用就是一点:确保文件夹分类的连贯一致。如果我们采用强力底稿来设计一套人生发展的分类模板,那么,这套模板就很容易嵌套进文档、电子书、rss订阅、联系人的分类中去了。

 3.确定分类模板

 结合上述两部分的内容,便可以将主要文件夹分成六类,再按照《仓鼠革命》中提到的,用数字方式为分类排序,就可以形成如下的主文件夹模式:

1.0@事业

2.0@个人成长

3.0@人际关系

4.0@家庭生活

5.0@休闲健康

6.0@理财规划

在实际操作中,可以按照自己的现状和未来的打算,对这文件夹进行细化和删减。

 分类理念及实践-知行,在路上

那么,文档、电子书、收藏夹、Rss订阅、博客分类、联系人等都可以按照这个分类方式来进行分类了。我认为,将生命划分为六个方面本身就是一种分类方法,然后将其通用化(也就是所谓的强力底稿),于是,只要是和人生有关的,就可以使用这套既定的模板方式。

关于这个部分,我也做了以下实践,下图为我的收藏夹和电子邮件文件夹的分类方式,有根据实际情况有所变化,但主要还是来自于我自己设置的强力底稿,请看下图:

分类理念及实践-知行,在路上

分类理念及实践-知行,在路上

也有先行者做过很多实践,基本也是这个概念。具体请见:http://blog.vsharing.com/journeyman/A843370.html

强力底稿也是要根据实际情况设置的,不能一概而论,因人因地制宜才是最好的!

五、一点思考

分类工作在各个层面都能展现其意义,但是经过实践后,我觉得,很多事情不要做的过于完美。在分类活动中,有个经常出现的问题,就是要将一切事物进行分类,以达到彻底掌握的那种感觉。

比如说,邮件的联系人,把所有的联系人都进行归类,以后查找确实很方便,但是一个分类系统的持续运行,关键在于维护,如果要做到完美分类,这个维护成本就太大了(每个未命名的发件人的都需要重新归类),成本过大将降低掌控时的那种愉悦的心情,更多的是压力!所以,掌握一个平衡,如果控制欲强,就在分类上多下点力,而如果只是为了提高效率,那么就针对一些常见常用的进行分类即可,毕竟“未分类”的组别,也是一种分类。