本文接上文:《时间管理中的专注力——读《番茄工作法图解》01

(三)计划一天的工作

在使用番茄工作法一定时间后,尤其是可以比较好的控制内在、外在中断的情况下,那就可以达到第三个阶段:估测任务所需的时间,确定一天的计划

1、估测时间。“行动清单”是我自己起的名字,这是时间管理中将收集箱中的Stuff处理之后的内容,有人也叫做任务列表等等,无所谓啦。在这个阶段,需要在行动清单中加入一栏,就是对某一件行动的度量,当然这种度量方式要用番茄钟为单位。

这里有几个基本的原则:

  • 番茄钟必须是整数
  • 一个任务如果估测值超过7个番茄钟,那就表明它太复杂,至少可以拆分,然后重新估测。
  • 有的很小的任务,可以合并成一个番茄钟完成
  • 小于一个番茄钟的任务,都标注成0

2、记载开销&再次估测 

现在,在“今日待办”表中的每项行动后面都加上自己估测的番茄钟数,用□表示,完成一个番茄钟,就在一个方框里面打上√号。

如果在估测的番茄钟完成之前就结束了任务,少用一个番茄钟,就标注-1,少用两个,就标注-2;如果超出预计的番茄钟还没有完成,那就要进行再次估测,再次估测的番茄钟就用○表示,完成一个,就在圆圈里面打上√。当然这里要记得,比原来预测的多用一个番茄钟,就要标注+1,多用两个,就标注+2。

3、记录估测结果。为了让估测的能力更强,数据更加系统化,不断提高实际工作效率,必须要记录估测和实际使用的结果。

在“记录表”中把当天的任务记录下来,记录每件行动的估测值和实际耗费值,再算出最后的差额。如果出现超出预估的情况,还要对超出的重新估测值进行统计和计算。

坚持做下去,就会发现,慢慢的,第三次估测会越来越少,需要二次估测的事件也越来越少,自己掌控事件的能力,尤其是和时间协同的能力就会逐步提升,最终掌握规划一天时间的能力。要知道,规划一天的能力是人生规划的基础!没有这个能力,人生意义的实现,要不达不到、要不效率太低!!

(四)身心愉悦地享受生活

番茄工作法对于我来说,是时间管理系统的一个部分——行动,而行动,也是时间管理系统的核心。能够随心所欲的使用番茄工作法,就可以大大提高时间管理的效率,最终的目的也就是达到人生高度的每个层次的目标。

所以,试试看吧~

四、使用过程中的注意事项

番茄工作法的应用范围很广,无论是机关事业单位、企业白领、普通工人,无论是工作、学习、起草报告、写作、培训等等。从他们身上,得到了很多关于这种方法的使用经验。

1、积极分享方法。在一个团队中,如果可以,就积极的去分享这个方法,首先,可以让自己更快养成番茄工作法的习惯,其次,大量减少外部中断的可能。结伴或团队的形式学习掌握番茄工作法会节省大量的时间并获得更佳的效果!

2、番茄钟的长度。这个因人而异,有的人天生专注(少见,专注都是后天培养的),那么他可以开始就采用长时间段的番茄钟,对于一般人来说,可以从五分钟做起,然后十分钟……最终找到适合自己的专注时长。25分钟,是国外对番茄工作法长期使用者的一个统计,这个时长是普遍适合更广泛人群的长度,效果最佳!

3、不要教条。番茄工作法是一种理念,而不是一种固定的方法,要灵活对待每一条理念。工具可以变成电子的,列表的名字可以变甚至可以由索引卡片来取代“今日待办”和“行动清单”,番茄钟可以是软件、可以是鸡蛋、可以是不锈钢的,时间长度没有必要必须是25分钟,也没有必要每个番茄钟都是统一长度,休息的长度根据身体、角色、状态、场所情况选择变化,项目一天完不成可以再加一个项目跟踪表等等。

不过,坚持依然是最重要的策略,先尝试两个周,再看一下哪个地方可以个性化的更改,不去尝试的人没有发言权,而往往他们,是最需要这个方法的人!

4、不要把它当借口。要知道,番茄工作法的目的是为了赢得时间,赢得尊重。虽然我们努力要减少外部中断,不过,必须要强调的是,不要把番茄工作法当做拒绝帮助同事或者他人的理由!书中说:“番茄工作法不是专门给古墓派闭门修炼用的!”

5、结合使用。番茄工作法不是一个孤立的工作方法,我的经验是必须结合使用,把它、柳比歇夫的时间统计法统统都结合到GTD的系统中,在把GTD固化成为自己的事件记录、处理、归档、查询第一系统,才会发挥各个系统的最大作用!

6、障碍! 一个阶段的成功往往会成为下一个阶段的障碍,同样的,掌握了一项技术,越是精通越是不容易掌握更新的技术。对于番茄工作法也是一样,有人掌握了GTD的流程,感觉自己很厉害,工作高效、生活幸福,于是拒绝学习所谓的番茄工作法(原因甚至可笑:这个名字很土)。如果这样,就会推迟或者失去遇到那个更加高效的自己的机会了!