时间管理系统中行动是最重要的部分,而行动,尤其是2分钟以外的那些行动,往往需要良好的专注力来支撑!关于专注的书籍,在当当上搜一下,有很多结果,其中这本《番茄工作法图解》,虽然不是系统介绍专注力的,但是它所提供的方法,可以极其有效的提高自己专注某件事情上的能力,书中的原话说:“番茄工作法让我们把重点放在执行上!”,掌握了它,将对提升时间管理系统的效率大有帮助!

书中介绍了番茄工作法的目的、基础与前提、工具与方法,尤其是介绍了在使用过程中如果遇到问题该如何处理,这对我来说太重要了,很多时候遇到问题要自己摸索找出解决方案,虽然这很重要,但是我依然希望一种方法的推荐者,可以告诉我,可能会出现什么问题,遇到问题该如何顺利搞定,我会感激不尽!

一、时间在流逝

古往今来,有太多的思想家、哲学家、科学家,都在尝试给时间一个完美定义,不过有句话说“时间是个贪婪的家伙,它不用任何手段就可以轻松的击败你!”,无论你是什么大家,时间才不会管你,它是自然的产物,甚至是一种道,不确定的流逝。

时间可以从两个角度考虑:一是持续性,表示两点之间的距离,比如说:“你要多久完成任务?”、“我已经逛街逛了两个小时了!”。另外一种是交替性,事件之间并不重叠,我们可能也不知道具体时间点,但我们知道它发生的顺序。从这两点上看,如果对时间持续的角度来看,如果要对全新的任务和方法进行思考、计算和考量时,无疑是盲人摸象,不得要领,这样极其容易产生“焦虑感”,焦虑将导致生产力下降,甚至把事情搞砸。我们应该做的是将时间看成交替性的,将工作视为一连串的事件各个击破,生产力就得以提高了![书P27]

二、番茄工作法是什么?

(一)目标

番茄工作法可以用最简单的工具提高效率,表现在:它可以减轻时间带来的压力;集中注意力、减少被打断的次数;增强决策意识和能力;唤醒并且保持持续的自我激励;坚定达成目标的信心;提高预估工作量的能力和计划安排的能力;改善工作和学习流程;增强在处理复杂问题时的决定意识。

写到这里我自己都想说一句:“妈呀,多亏我用了这个方法了!”

(二)工具

简单的方法,简单的工具,目前我使用过程中,只用了三类工具,共五种!

1、定时器。番茄工作法用的是番茄定时器,我用的是鸡蛋定时器,所以我的方法应该是鸡蛋工作法。亲,看看我实拍的我的鸡蛋定时器:

时间管理中的专注力——读《番茄工作法图解》01-知行,在路上

2、表格。表格里面包含了三种不同的表格:今日待办行动清单记录表

今日待办表里面要做好清单,另外留出空间给“计划外的紧急事件”,这些事情是不可预测但又必须要处理的,当它们出现的时候,就会有人说到那句:“计划不如变化快”的情况。

行动清单表里面放着自己想做的一切事情,相当于GTD中“处理”流程之后的这步骤。

记录表用于记录原始数据,主要包括完成任务所需要的番茄钟,遇到的中断次数和被放弃的番茄钟的次数。

3、笔和纸。这是第三类工具,有的时候什么都要依靠电子产品,是不靠谱的!在设计各种表格的时候可以用电子的,但是在应用的时候,还是笔和纸好用!一定要结合使用,不要为了工具而工具,不要为了工作流程的纯数字化而忽略了方法本身的目的!

(三)流程

番茄工作法的流程有五个步骤:计划、追踪、记录、分析、可视化处理。但是这里面包含不同的能力,并不能一蹴而就!比如说第一点:计划,需要在做好记录、分析的基础下,掌握了追踪的能力之后,才可以真正做好计划!

在我的实践过程中,随着番茄工作法的不断内化,在我身上出现了明显的几个不同阶段:一是弄清楚完成某件事情需要多少时间,通过坚持按照番茄工作法流程(具体见下文)来工作,可以培养出掌握某件事工作时长的能力。二是减少被打断的次数,在工作中,被打断是常有的事,而且更可怕的是不可预测,但是通过番茄工作法,慢慢的可以减少被打断的次数,无论是来自自己的大脑还是来自外界的打断。三是计划一天的工作,在经历过前两个阶段之后,才能具备计划一天时间的能力,通过掌握某项任务所需要的时间以及一天可能出现的中断情况,就可以对一天的工作做出比较完善的计划。四是身心愉悦地享受生活,在我看来,这才是终极目标,方法的目的不是为了让自己干更多的工作,而是可以享受工作,享受无忧虑的休闲,最终达到幸福的目的地!

看似有一个又一个的台阶要上,但是实际上,这些阶段可以同时出现,只是随着实践的深入,可以对每个阶段都有更好的把控能力而已。如果可以坚持做下去,不用两个月,就能达到幸福生活的目标。

三、掌握番茄工作法

 (一)弄清完成某件事情需要多少时间

1、开始第一个番茄钟。将番茄钟定时为25分钟,开始进行工作。在番茄时间中,最小的时间单位是一个番茄钟,不存在0.5个或者0.9个!开始专心地工作!

2、休息。等到铃声响起,就在今日待办表格里做一个标记,我用的是√号。之后,休息3-5分钟,休息代表必须停止手里工作,休息有着它自己的意义[书P54-P55]!

3、继续工作&休息。休息结束后,就要调整状态,进入专注工作直至铃声再次响起。

4、阶段性休息。每完成四个番茄钟,就可以休息15-30分钟,可以去散步、清理办公环境、喝水、和同事聊天、检查一下电子邮件,甚至可以睡个觉[书P57],关键的一点是不要做复杂的事情,否则大脑就无法消化刚才所学的所有内容。替大脑考虑的意思不是说在这个休息时间还要想着之前的内容,不需要去回忆,大脑的潜意识工作原理可以保证在无意识状态下就之前的思路方式高效工作[书P28-P29]。

5、完成任务。完成任务时,记录共消耗的番茄钟。这里有几个问题,如果番茄钟响之前就完成了任务,那就利用剩下的时间进行“过度学习”[书P60];另外,如果在番茄钟开始的前五分钟就完成了任务,那就废弃这个番茄钟!

6、记录档案。每天结束时,将当天的任务写下,后面标注共花费的番茄钟数,统计番茄钟数才是这个阶段的重点。并且,在记录时要思考如何提高效率的方法,否则,再好的工作方法只能成为累赘。

(二)减少被打断的次数

25分钟的番茄钟虽然短,感觉在这么短的时间里不被打断是很容易的。其实不然,往往是定时器刚转动完,各种各样的打断就会出现:脑海中忽然想到另外一件事情、领导忽然交付个任务、家人忽然打来电话等等。这种打断来自内在和外在的两个方面。

1、内在中断——自己打断自己。因为自己的原因,打断了手头正在进行的行动,基本上都属于精神涣散,也就是所谓的注意力不集中。内部中断往往由于专注力分散造成的,这种中断,容易让人产生愧疚感:为什么我总是管不住自己。

解决方案:内在中断往往不易发现,所以要做的就是让它暴露处理!

  • 每当自己要内心出现一个声音,要中断你现在的行动,那么,就在“今日待办”该事项的表格里面将其标注出来,我用的符号是(`),也就是一个小撇。原因很简单,我们本来就在注意力集中的工作,就不要分心画出其他复杂的符号了,轻轻一撇就搞定了!
  • 如果中断比较重要,就在“今日待办”的表格里开辟“计划外紧急事件”区域,并记下内部中断的事项。
  • 同时,在“行动清单”里记下这件事,并在前面做标记(U),表示这是一件计划之外的事情,写明截止日期和时间。
  • 做完这些,就立刻回来继续手头的工作,一直到铃声响起为止。
  • 结束后回顾“今日待办”、“行动清单”表,看是否需要调整任务的顺序。

内在中断就是这样,看起来滑稽可笑的事情,比如说喝点水、看看左边抽屉里面的计算器还在不在、今天的聚划算卖什么等等,都可以成为影响专注的诱因。我们要做的就是逆转我们与打断的决定和被决定的关系,由我们自己决定打断是否发生,而不是受制于打断。只要按照这种方法处理内部中断,就不会影响到一个完成的番茄钟的运行,同时也不会忘记想到的各个事项了!

2、外部中断——被他人打断。相比起内部中断来说,外部中断就更难以预料和控制了,由于外部中断涉及到人和人的交际,所以不能像对待内在中断一样简单处理。在现实生活中,需要立刻处理的紧急事情是相当的少的,推迟25分钟(往往还不用那么久),对于那些计划外的事情是完全可以接受的。

解决方案:保护番茄钟!

  • 电话调成静音,即时通讯的提示功能取消(在番茄钟时间内)。
  • 快速判断外部中断的内容,并告知中断来源,暂时推迟事情。
  • 在“今日待办”该事项的单元格上标注(-)
  • 如果中断比较重要,就在“今日待办”的表格里开辟“计划外紧急事件”区域,并记下外部中断的事项。
  • 同时,在“行动清单”里记下这件事,并在前面做标记(U),表示这是一件计划之外的事情,写明截止日期和时间。
  • 继续工作直至铃声响起。

实践中会发现,在一开始,一个番茄钟的时间里,外部中断可能有超过十次,而那些被我们暂时推掉的人,他们之后会得到我们很好的答复,而不是被忘得一干二净,久而久之,人们就会尊重我们的做法,并且也愿意和我们一起保护番茄钟,这也是番茄工作法的另外一个作用,尊重他人也赢得他人的尊重!

不过,还是那句话,无论是自己抵挡不住诱惑,还是真的发生了紧急的情况,那要做的只有一件事:废弃这个番茄钟!!

3、记录档案

在第一个阶段中就有记录档案一步,这里也是一样!每天都看一下自己“计划外紧急事件”和“行动清单”中的标U事件,这样就可以在计划阶段对事件的类型有所了解,也能提升对所需番茄钟的数量做出很好的估测,只有这样,才能不断做到中断最小化。

 

更多内容,请见《时间管理中的专注力——读《番茄工作法图解》02