〇、引言

做自己的CEO活动06期目前进入到了第11周的内容,本周课程部分轮空了,但是布置了个非常重要的部分,那就是知识管理积累环节的具体使用方式。

我的工作归档系统范例-知行,在路上

针对积累环节,它的意义在于帮助我们把点滴的积累都汇聚成价值,不断提高职场成长效率。而积累环节中,最重要的一个部分就是工作归档系统,通过该系统,可以实现之前提到的目的。本文就用来展示我的工作归档系统的样子,并号召各位期待成长的小伙伴们一起建立自己的系统。

一、工作归档系统的作用

据统计,我国职场人每天的职场时间平均为9.2个小时,在这么多时间中,有很多种情况:

  • 行政人员。每天在各种杂事中奔波,一天下来完成了可能超过30件任务,可是一年下来总是不知道自己提升了什么。
  • 业务人员。可能有一个项目,自己拼命地赶着往前推进,最终搞定了之后,却没有总结出经验教训,常年停在原地。
  • 研发人员。在各种创新和优化中,虽然拿到了结果,但是却没有办法形成方法体系,无法传承。
  • ……

这些都是出现了知识管理中“隐形经验没有显性化”的问题。我们都知道,如果可以把自己隐形的经验呈现出来,可以产生价值,但是具体究竟怎么做,却是并不知晓。所以,正如题图下方的标语所说:让每一份付出都呈现价值,我们可以采用——工作归档系统(该系统归属于知识管理系统,通常也称为工作归档子系统)作为综合解决方案的切入点,通过将工作归档不断规范化来逐步建立工作归档系统。关于规范化的内容,请在我的微信公众号中输入关键词:规范化,进行查看。

我的工作归档系统范例-知行,在路上

什么叫做工作归档呢?就是把某一项工作所涉及的各种事项、资料,在工作结束后进行统一汇总整理,以便从琐碎的细节中梳理、提炼相关经验知识的一种方式。而工作归档系统,就是把这整个流程系统化之后形成的自动运作的体系。(若您不知道什么叫做系统化,请查看《什么叫流程化,什么叫系统化》一文。)

二、工作归档系统范例

我的工作归档系统主要由笔记软件+文件夹(线上和线下)两大部分构成。其中,笔记软件主要用来记录工作计划、推进细节、资料说明、经验和教训,文件夹主要用来存放相关的文件。具体范例如下:

我的工作归档系统范例-知行,在路上

我的工作归档系统范例-知行,在路上

上图为我的为知笔记的截图,如果您期待查看本任务的具体归档,请点击链接查看我共享的为知笔记内容。另外,文件夹的文件资料如下(由于今天是21日,未来还要有所更新,请您只需要了解个概念即可,具体实践请举一反三):

我的工作归档系统范例-知行,在路上

通过该方案的展示,您能够看到这个任务我是如何推进的,具体的文档资料和内容,也可以了解到过程中产生了什么样的资料和文件,更重要的是,您应该能够清晰地看出来:通过增加管理手段,可以把整个活动过程中的点滴经验积累、梳理、系统化,完成一次该类型的任务,产生的经验可以直接应用到其他领域,极大地提高职场成长效率

三、工作归档模板

我会把每次用到的模板设计成一个笔记,放在根目录,每次使用的时候都可以拿出来直接套用就可以了。模板的基本样式如下:

一、本任务基本情况及处理思路

(使用说明:所有项目的思路都可以按照《复杂任务分解方法》来解决。如果任务比较复杂,那么就直接套用脑图来进行思考,并把下面的三级标题删除放入思考过程的脑图即可。如果任务比较简单,那么至少要提出是什么、目的、意义、目标分解任务、阶段和资源说明。)

  • What-任务是什么?
  • Purpose-目的是什么?
  • Profit-意义是什么?
  • Goal-Task-目标如何分解成任务(确保结构化)?
  • Stage-具体阶段如何划分(写明关键时间)?
  • Resource-所需资源有哪些?

二、任务推进情况记录

(使用说明:请确保每一条记录的内容必须具备开始时间、截止时间、具体情况说明,使用时请使用下面模板。)

日期:

开始时间 - 截止时间 STAR说明

日期:

开始时间 - 截止时间 STAR说明
……

三、相关资料和文档说明

(使用说明:填写时,必须写明完成的文件名及文件类型,必要时可以标注重要级。使用时请使用下面模板。

终稿文档(按照重要级排序))

  • 类型-文件名.扩展名,相关说明;
  • 类型-文件名.扩展名,相关说明;
  • 类型-文件名.扩展名,相关说明;
  • 类型-文件名.扩展名,相关说明;

部分重要的过程文档

  • 类型-文件名.扩展名,相关说明;
  • 类型-文件名.扩展名,相关说明;
  • 类型-文件名.扩展名,相关说明;
  • 类型-文件名.扩展名,相关说明;

四、本项目的结果分析

(使用说明:请依次填写下面相关内容。)

任务性质判定:重复性工作or突破性工作

任务中收获的经验

任务中可以吸取的教训和问题

本次任务的成就感打分为(1-10分):

我的工作归档系统范例-知行,在路上

上图就是我的模板的基本样式,您可以参考构建自己的模板。

四、结尾

工作归档模板是职场人士必备的基本技能,无论自己处于什么样的层面都需要对工作进行归档,这是让自己价值得到有效转化的方法。不过,系统建立的探索过程还是具有一定的复杂性的,对于部分小白伙伴们,可能难度比较大。如果是您完成了自己的工作归档系统,我希望您能跟我联系一下,并向我展示您的系统,我会根据情况给出指导和支持。请联系我的个人微信号:hiddenwangcc即可。


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