〇、引言

行动管理方法论中,有个比较重要的步骤叫做组织,在组织环节中涉及三个子环节分别为:设置优先级、情境和精力损耗。昨天晚上在组织答疑会(点击收听音频)的时候,就有伙伴提出了关于优先级的问题,并且希望我能给出一个解释。所以,整理我对优先级的理解,将其书写如下。

一、优先级是什么

假设有这样的一种情况,我今天要完成10项任务,分别是:

1. xxxxxxx;

2. xxxxxxx;

……

10. xxxxxxx。

在通常情况下,某一个时刻只能执行一个任务,同时,要保证高产出,所以,我们通常都会对10项任务排序,按照一定的原则有先后顺序地执行。那么,先执行的任务就是所谓的优先。如果其中有几个都要优先执行,另外几个都可以稍微缓一下,还有一些可以拖后等等,那么就可以划分为优先级(感觉这一段很难解释,因为大家都明白优先级是什么……)。我的实践经验告诉我,优先级通常可以划分为3个或者4个级别,比如:

  • 三个级别:高、中、低 | 1、2、3 | A、B、C等
  • 四个级别:超高、高、中、低……

我觉得开篇说的内容实在是太简单了。说点难的吧!

二、一定的原则是什么?

难的来了!上一段文字中提到了这样一句话,并且被我标红:“按照一定的原则有先后顺序地执行”。这里的问题来了,一定的原则到底是什么?究竟是什么原则,把10项任务划分成不同的优先级呢?也就是说,我们通过什么原则,把任务安排成先后执行的顺序呢?或者再进一步,什么样的事情会让我们安排在第一位去执行呢?

“着急的!!”

说得太好了(以后写博客要找个人来对话)!对,凡是着急的事情才要安排在第一位去执行!比如说:

  • 领导忽然安排给自己一个任务,要求必须完成;
  • 自己的亲人忽然有急事,自己赶紧前往支援;
  • 客户忽然要让自己发一封传真,要不这笔买卖要黄了;
  • ……

这样的事情都是着急的,在时间管理理念中,会将这样的事情称之为:紧急任务。判断某一个任务是否是紧急任务的标准是:如果不执行该任务,对自己来说是否会产生恶果,如果不立刻(立刻,就是最高优先级)执行产生恶果的,就是紧急任务。但是,这里也有点问题,比如说“对桌的同事忽然闹肚子,特别着急去卫生间,如果不去的话可能有很不好的恶果”,那么,请问去卫生间这个任务对自己来说是紧急任务么?

自然不是吧!正是因为在标准中出现了一句“对自己而言”,所以,紧急任务也被划分了,如果恶果不是产生在自己身上,那就不是紧急任务。

三、还有其他标准么?

按照上文所说的,紧急任务是确定优先级的一个指标,那么还有其他的标准么?我们来反证一下:

  • 假设,“是否紧急”是确定优先级的唯一标准,那么越是紧急的越要优先完成;
  • 实际工作中有大量的紧急工作(各种服务类行业或者有服务职能的行业都会如此)每天执行的都是紧急任务;
  • 由于紧急任务的判断标准是是否产生恶果,所以自己持续执行紧急任务会产生强烈的焦虑感;
  • 过高的压力会导致自己一直处于救火的状态,陷入忙盲茫的状态;
  • 不断往复,工作生活一直陷入高度紧张和极大压力中,处于崩溃边缘……

所以,如果只有“是否紧急”这一个指标来判断优先级,我们会疲于处理各种危机,很难有所更好的发展(这也是60%以上职场人士的可怕现状)!为了避免这种恶性循环的出现,必须考虑增加下一个关键指标,那么,回到问题的起点,如果在日常工作生活中,我们还会把什么样的事情放在最优先的位置去执行呢?

我还是不直接给出答案,依然来看以下的选项,看看我们会选哪个:

  1. 投入同样的时间和精力,完成某件事情,可以获得100w元的现金收入;
  2. 投入同样的时间和精力,完成另外某一件事情,可以获得100元的现金收入;

这个不是脑筋急转弯,所有的金钱都是折算后的费用,在不出意外的情况下,大家都会选择第一件事情,为什么?因为投入产出比大,因为100万比100元更钱!谈钱很俗气的,这里提到钱的问题,关键要引出一个“是否值得”的指标:如果我们认为一件事情非常值得做,那就会安排在其他“并不值得”的任务前去优先完成,所以,“值得任务”就成为第二个指标了。

说起来简单做起来难,“是否值得”这个指标和“是否紧急”会略有不同,紧急与否可以直接通过客观的结果来判断,而“是否值得”必须要根据主观认知来判断,这种判断标准的背后其实是一个人对价值的理解和认识,也是我们常说的价值观!找寻价值观对于很多伙伴来说并不容易,更多人根本就不知道什么才是自己的价值观,浑浑噩噩地生活着。所以,有个美国佬很聪明,他提出了一个叫做艾森豪威尔原则,里面就提到了一个划分的指标叫做:是否重要,加上原来的“是否紧急”这个指标,就构成了时间管理领域中最出名的原则:重要紧急四象限原则(点击《那个你不会用的四象限法则》查看具体案例,大量应用,必看!)。

四、不要小看优先级

由于在之前的文章中写了大量的关于重要紧急原则的说明,所以,这里就不再展开了。但是要说明一下就是不要认为优先级是件简单的事情,其实上它非常值得琢磨。比如说:所谓的恶果,对于不同人来说承受能力不同,恶果的层级就是不一样的。有一些人保持着死猪不怕开水烫的作风,基本上就是恶果不上身了。而另外的一个指标:重要 | 值得,判断起来就更难了,尤其是价值观不清的伙伴怎么办呢?我有几个方法:

  • 使用冒泡法一一比较。比如说自己有10个任务,就一一比对,并且问自己:A和B到底哪个重要,哪个可以给自己带来更多价值,通过这样的方式来训练自己认清重要与否的能力;
  • 关注自己的目标。找准目标的前提下,执行任务要围绕着目标去执行,凡是有助于目标实现的都是重要的任务。
  • 想办法逃离忙盲茫。让自己停下来,问问自己,如果做当下的事情,对于一年后的自己意味着什么,是否对自己心中的期待(成为一个什么样的人、拥有什么样的能力、获得多少财富等)有所帮助,是否非要陷入到杂事之中?

这些都是治标的方式,坚持去做也可以起到一定的疗效。如果真的要弄清楚自己要什么,还是需要大量体验、认清自己、基于优势去找寻价值观,只有这样,才能保证真正找到每一天的优先任务,找到每个周的优先任务,找到持续成长的优先任务。

五、结尾

一切空谈都是没有价值和意义的,必须持续实践才能更好地理解优先级的概念。所以,对于成长路上的新手来说,我建议大家去参加幸福进化俱乐部组织的3721活动(点击参加),首先先从每天设置3个小目标开始,让自己尝试着把真正的目标从繁杂的任务中抽出,用最好的时间和精力去推进执行,来不断感受优先级给自己带来的真正意义吧。


行动管理中的优先级是什么?-知行,在路上行动管理中的优先级是什么?-知行,在路上