〇、引言

在工作生活中,很多人都会出现拖延的问题,并且很多人将其称为拖延症。拖延问题根据其不同的原因有很多解决方案(战拖会的高地清风老师就是专业解决这类问题的),我们不详细说明各种拖延的问题,市面上有很多关于解决拖延问题的书籍。今天就聊一下关于任务太复杂,不知道该怎么办而导致拖延的解决方案。

如何面对无法推进的复杂任务-知行,在路上

一、问题描述

我们经常会遇到类似的问题,比如说:

  • 写毕业论文(调研报告等)
  • 整理书架
  • 孩子成长的照片记录和制作
  • 书写《XXXX》的读书笔记并准备分享资料
  • 备考公务员
  • 报班学习一门外语
  • 体检
  • 做一份五年规划
  • ……

不知道这些问题您是否也有遇到过,它们都有个共同的特点就是不能一次性完成(关于任务的种类,请移步查看《所谓的任务大约有哪几种》),不仅不能一次性完成,有的甚至要耗费大量心力、时间、精力资源才能有所推进,还有一个伴随出现的问题是:“我从来没有做过这个事情,没有经验,不知道该怎么办”。所以,在复杂任务、高资源消耗、没有经验等多座大山的压力之下,导致自己被困在原地,无法前行。我有很多朋友都向我提出这样的疑惑:

我不知道怎么做啊,一想到这些事情,就会觉得乱糟糟的,有灵感、有想法、有点子,但是就是无法推进,到底怎么办啊。

在我这几年帮助大家提高执行力的实践中,慢慢发现其实关键的问题在于:乱糟糟,也就是没有解决困境的思路,因为没有思路导致自己以往的资源没有办法有效地整合发挥作用,有很多朋友甚至出现高不成低不就的情况。其实,“乱糟糟”的问题,主要是面对这类问题的时候没有一套完整、稳定的思路。下面看看我自己常用的复杂任务推进方案。

二、复杂任务推进方案

有一个很有趣的比喻,把一个人的情感比喻成大象,把理性比喻成骑象人,平时骑象人确实可以控制着大象,但是大象如果不听话的时候,骑象人只能顺从。在这个比喻中,其实很容易了解这样一句话:“先让你的大象跑起来”的意义,在心理学中这个概念其实就是动机,必须要明确自己做一件事情的动机,动机越清晰,前行的能量就越大。心理学教材上经常会有类似的循环:

需要——>内驱力 | 认知紧张(详见《思考,快与慢》——>动机——>行动——>结果——>满足需求——>内驱力水平降低 | 认知放松——>全新需求

大象其实就是一种内在动机,如果没有明确动机,大象就不太愿意跑。此外,有句话说得好:让一个人开始做事是需要感性冲动的,但是如果把这件事情持续做下去,就需要理性和方法。(看看很多人喜欢开始一件事情,但是没有办法把事情做下去,就说明缺少后续的理性和方法)。所以,说到这里,其实就能明白,如果把一件复杂任务往前推进,需要以下三个层次的思考:

  1. 清晰动机,让自己的感性有所冲动;
  2. 找寻任务构成和资源的支撑;
  3. 项目管理的其他要素。

(一)清晰动机

首先要明确的就是这项复杂任务到底要不要做,要弄清自己的目的到底是什么。所以,可以尝试问自己以下几个问题:

  1. 我的目的是什么:说明自己对于推进该任务内心的最大期待是什么,到底希望得到什么;
  2. 我的目标是什么:说明为了达成上述目的,自己要实现哪些目标(很多时候我们会发现,当目的明确之后,甚至可以找到比当下复杂任务更加简单的方法来实现目的),如果有过相应的训练,在说明目标的时候,尽可能让目标符合SMART原则;
  3. 完成任务的意义是什么:说明完成了这项任务对于自己的意义、对于周围环境或未来发展等意义究竟是什么;

通常,当我们弄清楚一个任务的真正目的,就可以明白是否真的是需要去推进执行,目的清晰、目标明确可以有效地帮助大象迈开腿跑动起来。

(二)任务分解和资源支撑

当目的和目标都说明之后,就要考虑推进的问题了。为了达成目标,需要分解任务,并为任务考虑可能出现的问题和相应的资源支撑,这个部分如果前期没有思考清楚,很有可能导致推进过程中卡住:比如说任务分解地太粗糙,自己的能力跟不上;比如说需要耗费超预期的资源(知识、精力、时间),造成了特别强烈的挫败感,并且因为一些过分概括化让自己觉得自己是个失败者;比如说自己原来想地很简单,但是实际做出来却差别太大等等问题。为了让任务更好推进,请尝试问自己以下几个问题:

  1. 为了达成目标需要做哪些小任务:尽可能列出自己可以想到的所有任务来支撑该目标,并不需要太严谨地分解(不用甘特图,不用排序),如果没有灵感,可以去找高手或者前辈咨询一下;
  2. 任务支撑思考:为了让分解出来的任务都可以有效推进,需要哪些资源(工具、时间、精力、知识或方法论等),比较主观的要求,尽可能地梳理清晰;
  3. 资源渠道找寻:从哪里可以找到相应的资源;
  4. 可能出现的问题思考:在推进整体任务的过程中,有可能会遇到哪些问题,并根据自己的经验来提出可能的解决方案;
  5. 可能出现的灵感和创意:有一些灵感和想法,暂时没有办法归类可以直接放入这里,未来在思考任务的时候再进行具体酝酿。

这样,就可以把目标分解成任务、任务的资源支撑、资源的渠道找寻、可能出现的问题、灵感、方法论等相关内容思考全面,至少可以确保大象在奔跑时候遇到的情况能够提前想到,不至于让大象在过程中受太大伤。

(三)明确其他项目管理的要素

在这里我提出了项目管理的概念,其实,以上的思考都是项目管理中常见的思考方式和纬度,为了能够确保推进复杂任务,还有一些其他因素要思考清楚。这个层次基本上已经很接地气了,如果前面没有想清楚,这个层次就不要着急深入,在没有整体框架的情况下深挖,可能会让初学者浪费大量的时间,并且也会不知不觉地跑偏。在这个层面的内容就比较简单,主要有以下几点:

  1. 阶段说明:复杂任务可以分解成阶段性(流程性、过程性)的任务,尽可能地设置每个阶段的具体目标,因为这样可以实现即时反馈,让大象奔跑地更有能量!所以,说明阶段和结果;
  2. 里程碑说明:说明任务推进的里程碑以及其他重要时间点(开始、结束时间),在未来执行任务的时候,必须要在里程碑到来的时候完成任务,无论完成的情况如何必须要实现里程碑的要求,否则后续的所有的任务都可能被延期;
  3. 工作成果呈现:说明每个阶段需要交付的文档、成果内容,包括用什么形式呈现、呈现什么样的内容等;
  4. 责任分工说明:每个阶段要想推进的话,具体的负责人是谁,相应的AB角是谁等。

上述一共有12个问题,能够把这12个问题回答清楚,一切都变得简单了!为了帮助大家更简单地使用,我将其做成了脑图格式,便于大家下载使用。

如何面对无法推进的复杂任务-知行,在路上

点击图片下载脑图源文件格式

三、一些建议

在我日常使用中,我也有很多经验和教训,这里整理一些简单的经验:

(一)慢就是快

很多人告诉我说,想这个东西太复杂了、太耽误时间了,然后自己就不去做这个事情。但是,磨刀不误砍柴工,看似投入了时间,但是这是为了后续高效推进而做的投资!既然投资,就不要用传统的消费的观念去看待它,投资的目的是为了带来回报,试试看,思考一遍问题的答案,就会体会到好处!千万不要着急,觉得自己会了,就不去回答这些问题,这是很愚蠢的认知!

(二)整理属于自己的方法论

我们遇到了全新的任务通常是不太懂得如何去推进的,但是每一次做,都要认真整理过程中的方法论体系,尽可能把重复的过程流程化。前几天听到一个朋友的成长经历,他今年29岁,已经是一个18000人大集团的人力资源总监,他说他每一年半就要换一次工作,第一年认真熟悉工作,把凡是可能出现的重复过程都整理下来,等第二年再用的时候稍微优化流程,把工作的油水都揩走,就换下一份工作。我想,这个案例中一定有值得我们借鉴的内容,我想,流程化就是一个关键。

(三)不适合我怎么办?

这仅仅是我自己用的思维框架,建议新手采用的方法是:先抄后超,先抄我是怎么做的,然后再慢慢提升,根据自己的工作特点更改框架、细化每个部分的内容,打造属于自己的思维框架,只有这样,我的这篇博文才真的有意义。

(四)有这个框架是不是就无敌了?

当然不是了!这个框架是一个思考模型,主要目的是帮助使用者把原来的灵感给理清并配置自己的各种资源,但是想清楚并不代表能够做清楚,在思考完成之后需要整理实施方案(尤其对于大型项目,为期2个周以上的都需要)并分解至具体的推进保障体系(如甘特图)中去落地执行,根据反馈来对原有的方案进行修改,这才能确保自己持续提升。选对了比赛只是开始,那也仅仅是个必要不充分条件!

四、结尾

本文只是提供了方法论,还没有提供具体实践的案例,如果你学会了这个方法,能否将您尝试的过程记录和截图下来,并发给我(ceo@runwith.cc),我会把优秀的内容整理并发布到文章中。


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