〇、引言

在行动管理的学习中(也就是我的个人成长精品活动——掌控每一天),很多朋友都会遇到类似的问题:复杂任务是什么、简单任务是什么、到底什么叫做任务……这些名词由于没有很好地进行定义,所以导致很多朋友在学习的过程中遇到问题,也并不知道应该怎么样区分和处置,所以,本文要把这个问题大约描述清楚。

所谓的任务大约有哪几种-知行,在路上

一、什么叫做任务

在我以往的博文中,对“任务”曾经下过定义,具体请参考《行动管理中的项目分解问题》,简单来说,所有想法念头灵感,只要在大脑中闪过的XX都叫做任务。那到底什么才是XX呢??总结一下有以下几种:

1. 习惯养成类。这是很多个人成长新人、小白收集箱中最常见的内容,收集了大量的习惯养成类的XX,比如说每天早晨早起、每周跑步20公里等等。

2. 自我要求类。还是新人常见的XX,心智刚刚开启,了解到了一个全新的标准,对这个标准的追求极度向往,所以就出现大量自我要求,比如说:充分利用碎片化时间、记录时间开销、一定要多读书等等。该类别通常有个特性,就是会重复出现。

3. 愿景梦想目标类。凡是对未来有期待的人,都会有愿景、梦想、目标,在自我管理系统没有基本建立前,该类别的XX会大量出现,比如说:我要实现财富自由、我要迎娶白富美、全年读书50本等。

4. 知识类。该类别的XX涉及的领域特别广泛,通常会涉及到智慧词句、名言警句、逻辑描述、信息、概念说明……

5. 问题类。在个人成长领域中成长了一段时间的朋友就会知道,自己会有大量的问题,秉着“心有疑,随扎记,就人问,求确义”的态度,就会出现问题类的XX。

6. 清单类。在开始学习到成果管理部分的时候,很多朋友就会开始明白清单的重要意义,清单类使用的领域很多,比如说购物、出行、核对等。

7. 可以执行类。该类别中的XX,就是通常意义上的任务。从时间长度和执行的难易程度上,可以分为几种:①三五分钟内就可以轻松搞定的XX;②需要耗费一定时间和精力的XX,时间通常在10分钟至1小时以内,通常可以一次性完成;③需要耗费较多精力和时间,但是还是可以一次性完成的XX,这个维持时间1-3个小时;④需要耗费较多精力和时间,但是没有办法一次性完成的XX,比如说读书;⑤需要很多人、多时间、多阶段才能实现的XX(其实,第3点中的目标就类似于该类别,只是很多小白无法找到其中的关系)。

8. 日程类。这个类别的XX,是拥有具体的开始日期和时间的,比如说一些重要的时间节日、需要提醒的重要时间、重要安排。

好了,上面提到的这八条的XX,我们也不知道叫它们是什么,干脆就叫做任务吧!这下明白了任务的定义吧?

二、简单任务和复杂任务分别是什么

了解了上面一系列XX构成的任务,下面从另外一个角度——难易程度——来区分,首先从最简单的部分入手:简单任务。所谓的简单任务,就是可以一步完成的任务,比如说:

1. 给小二打电话要材料;

2. 整理Excel表格中联系人的资料;

3. 去车站送小明回家。

你会发现,即便是简单的任务,做起来并不一定很简单,为了有效说明,可以将简单任务用英文来区分更容易弄清楚,Easy Task和Simple Task之间是有明显区别的,我们这里的简单任务就是Simple Task。用两个单词还是不如用一个单词来的轻松,所以,为了简单起见,我们把简单任务称为行动,英文叫做Action。所以,简单任务=行动=一步可以完成的任务。

那么,复杂任务是什么呢?复杂任务=任务-行动,也就是说除了行动以外的所有任务都是复杂任务,并且复杂任务都可以转化成行动。

三、复杂任务如何转化为行动

在个人成长和自我管理领域中,“如何将复杂任务转化为行动”简直成为基本上所有大白、小白、小神、大神都会遇到的棘手问题。很多人并不对复杂任务进行区分,因此被困在原地,发现竟然没有一种方法可以有效地解决所有的问题。所以,在划清层次之后,就有了一种拨云见日的感觉了。简单来看:

1. 习惯养成类任务。应该采用习惯养成系统+目标管理系统的方式来转化,如果略有完美主义倾向的话,可以以周为单位,将任务分解至行动管理系统中,通常是Doit.im。习惯养成系统的相关内容可以查看之前的博文,都有介绍。

 

2. 自我要求类任务。这样的任务比较棘手,很多人并不具备一套稳定的方法论来实现管理。我建议使用关联提醒的方式,类似于不抱怨运动的方式,另外可以辅助以增强环境提示的设置(在自己可能出现的各个地方贴满提示),极端的方法还可以使用3k元大法,据说在幸福进化俱乐部中,老包姑娘就是专职干这个事情的,效果好到爆棚!特别警示:自我要求类,每次只要有一个就好了。

 

3. 愿景梦想目标类任务。毋庸置疑,刨除幻想之外,梦想、愿景、目标都是目标管理中的关键内容,这类任务就通过目标管理系统进行管理转化既可。

 

4. 知识类任务。无论该类别怎么广泛,它们都有个特点,就是:不可执行,那么就可以使用个人信息管理+个人知识管理的方法进行管理,这两类方法的基本原理和实践方法在往期的博客中都有说明。

 

5. 问题类任务。还是上文说的,心有疑随扎记,问题管理系统的重要意义就会呈现,当然,个人问题管理系统其实是脱胎于知识管理系统,由于解决问题的能力成为一个个体核心竞争力的体现,所以将其独立出来。如果非要使用知识管理系统对其进行管理的话,那可以将其放入PKM-消化环节的后端。不过我还是建议将其问题管理系统单独罗列出来,便于在UnbrokenTime对其进行有针对性地深挖。

 

6. 清单类任务。清单的作用就是提醒,根据个人的喜好不同,可以将其打印出来、抄在随身带的本子中或者使用清单管理类软件(Doit.im又强势插入),但是总的逻辑就是随身携带、一次性使用。

 

7. 可以执行类任务。这个类别的任务中,上文提到了有五种不同的类型,其中①②③基本上只用行动管理系统就可以搞定;④和⑤就需要使用目标管理+行动管理的方法来转化了,这个部分也是很多伙伴遇到的最大困扰,我也将在后续中介绍该类任务的转化逻辑,不要让大家再走太多弯路。

 

8. 日程类任务。到这里就简单了,行动管理系统中都拥有日程管理模块,稍作转化写入日程既可。

很多朋友看到这里就慌了:这里面说的各种内容根本看不懂啊,根本不知道啊!这是正常的,如果一开始就都会了,那还会为了如何快速提升的事情发愁么,这就已经列出了很多需要学习的标的物,只要持续去学习、实践就可以了!不过,我还是想给初学者一些小的建议:如果您目前还没有能力将上述内容100%掌握,想从某一个切入点入手,我建议是行动管理系统,因为它可以解决超过75%以上的难题,学起来方便简单,不用一个月的时间可以上手并且养成较好的习惯,可以支撑着自己开始前行,这是一个很划算的投资选择!

今天的内容先到这里,明天再继续说明可执行任务类中的④和⑤的具体转化思路,通过一个框架解决复杂任务分解问题。


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