〇、引言

昨天上午,掌控每一天活动第九期开课,经过十几次的反复学习循环后,讲解行动管理已经得心应手了,同时,我也发现一个问题:学员们对项目分解总是存在各种问题:

  • xxxx任务究竟怎么分解啊?
  • 到底什么是项目啊,什么是目标啊?
  • 项目分解有没有可以参考的方法啊?
  • smart原则怎么用啊?
  • 在doit.im中项目和目标的区别究竟是什么啊?

基本上,十几期活动下来,每个参与者都有这个问题,我干脆写一下,让大家都明白到底是怎么个道理。

一、基本说明

这个问题之所以困扰很多人,我思考之后认为有几个原因:

①很多人(工作1-5年的职场人员)的工作还处于执行层,根本没有办法站在管理层的高度上理解问题,更别说战略发展层面了。

②没有经过系统的学习,无法分辨行动管理和目标管理的区别,更没有办法理解这两者的交集部分——日计划的问题。

③很多人没有学习过方法论,而是根据工具的使用来推断方法论究竟是什么样的。

④很多人就没有自己的目标,生活中一直是处于随波逐流的状态。

正是因为这些情况,导致一个本来很简单的小问题,却变得复杂不堪。

二、问题出处

为了把这个问题说清楚,我首先来说明这个问题的出处。这个问题来自我的掌控每一天活动的第二个环节:

行动管理中的项目分解问题-知行,在路上

第二个环节叫做处理,这个环节的核心目的是帮助参与者把收集箱中的任务进行筛选,分清哪些可以做、哪些可以让别人做、哪些是复杂任务、哪些是简单任务、复杂的怎么分解、简单的任务啥时候做。根据我的个人经验,我用了一个流程图来说明了该环节的四个步骤,具体见下图:

行动管理中的项目分解问题-知行,在路上

上图就是我总结的处理环节四步逻辑法,针对收集箱中的任务进行判断和区分:先问做不做,主要找出两个周以内不做的事情;再问谁来做,找出可以由别人做或者别人负责的任务;三问任务复杂么,如果是复杂的任务要分解成简单的任务;最后对第三问中没有过滤的简单任务和复杂任务分解的简单任务进行区分,按照时间区分,分为立刻去做、指定时间和日期做、由他人做的以及抓紧去做的。

很多人的学习习惯很有问题,总是喜欢从简单的入手,从枝叶开始往主干上推导,最终以偏概全留下难以改掉的错误使用习惯。比如说,学习行动管理方法论,必须要看书、学习理论,之后再使用工具,才不会被工具的一些特别的功能束缚。很多人偏偏从工具开始上手,弄得三不像,最后放弃了持续成长之路!太可怕了!所以,我经常建议成人的学习要从理论入手,即便是有点枯燥无味,但是效率、投入产出比例高。成年人们,不要再像孩子一样了,还要哄着才要学习啊!

回归主题,很多人在第三问:复杂任务分解为简单任务中出了问题。因为他们是从软件入手的,软件中都把复杂任务称为项目,有的人就跟项目管理结合到一起了,有的人就分不清项目和目标的关系了,就出现了本文开篇导引部分的那些问题。

三、概念说明

我经常在分享课上跟大家交流:学习的关键是弄清楚概念,很多时候,弄清楚了概念以后,一切就变得明了了。请各位读者在继续往下阅读前,把你大脑中原有知识清空,无论什么GTD、Doit.im等等全部都放下,跟上我的思路,先把概念上的问题搞定。

(一)方法论

行动管理方法论中,第一个环节叫做收集,因为我们可以收集到想法、灵感、念头、自我要求、愿景、目标、杂事、行动等各种各样的内容,所以,我们用任务(Task)来统一表示。所以:

任务 = 想法、灵感、念头、自我要求、愿景……等各种收集到的内容的统称。

在处理环节中,凡是可以进入第三问“复杂么”的任务,都是需要在两个周之内执行的、并且是要自己执行的复杂任务。这里出现了一个新的概念:复杂任务(Complex Task),为了说清楚复杂任务,必须要说明简单任务(Simple Task)是什么。

简单任务 = 可以一步完成或者在某一个环境下一次性完成的任务,比如说给某人打电话、寄送快递、去超市买东西等。但是要明确一点,简单的任务并不表示这个任务做起来很轻松,比如说阅读一篇20页的专业文章,这是个简单任务,完成的时候却可能精疲力尽。

为了表述方便,我们通常把简单任务叫做行动(Action),那么行动的概念就是:

行动 = 简单任务

了解了这些,我们就可以来看看复杂任务了,它的定义如下:

复杂任务 =  由两个或者两个以上的行动(简单任务)构成的复合任务,比如说我要组织一次会议,需要打电话确定会议室(行动1)、打印资料(行动2)、下发通知(行动3)、整理会议纪要(行动4),那么“组织并召开会议”就是一个复杂任务。

以上出现了以下的几个概念:

1. 任务(Task)

2. 简单任务(Easy Task,简称为ET)

3. 行动(Action)

4. 复杂任务(Complex Task,简称为CT)

只有明白了这些概念,才有继续讨论的必要和可能。

(二)工具中的概念

在我最常用的工具——Doit.im中,并没有复杂任务这样的概念,取而代之的是项目(Project)目标(Goal),正是因为和方法论的区别,让很多人一下子满头雾水,又因为没有一种求真的精神,所以就糊弄地用软件一直到现在!同时也让很多功能都被瞎用、用错了。

行动管理中的项目分解问题-知行,在路上

那这些概念之间有什么联系呢?简单来说:Doit.im中的项目和目标都是复杂任务的一种。既然都是复杂任务,那如何区分呢?答案稍后再说。

四、解决问题

说明概念之后,解决问题就是很轻松的事情了,一个个地来搞定。

(一)复杂任务是不是只能分解为简单任务?

答案:错!

很多时候,复杂任务(一级CT)因为实在是太复杂了,不得不分解为稍微简单一点的复杂任务(二级CT),有时候还不够简单,那就必须继续分解为三级、四级,最终得到简单任务。举个例子来说明:

某国家检查组到我公司检查工作,该工作就需要我全程负责,那我的顶级的复杂任务是:迎接国家检查组检查。下一级分解出来的复杂任务有:机场接站、食宿问题、会议问题、现场调研、礼品准备、送站……而这些二级复杂任务就可以再细分为一个个简单的行动。

所以,首先在认知上就要高度重视,复杂任务并不是一下子分解就可以得到简单任务的。 当我们认识到这一点的时候,就不会再急于求成了,着急一下子把任务分解出来。有个极端的例子,政府机关制订五年发展规划的时候,通常会提前两年开始制订规划编写方案,而这个方案的制定(分解任务的过程)就需要3-5个月的时间。

(二)复杂任务分解有没有通用的套路

很多人都渴望有一条很简单、很通用的方法可以参考,在复杂任务分解的时候可以有套路可以沿循,很高兴的是,这个问题的答案是:确实有方法!并且这个方法只有两步:

1. 说明任务的类型;

2. 分解

很多人会一头雾水,觉得我在忽悠,没有指导意义的东西,说来有用么!慢慢来看

(三)任务的类型有哪些

总的来说,任务的类型包括复杂任务和简单任务,具体细分可以分为5个层次,分别为:价值观(人生意义)——愿景——目标——任务(项目)——行动,这五个层次是基于个人目标管理系统(我计划开设课程,让大家懂得到底目标怎么管理)而提出的,请读者不要随意调用其他概念(比如说项目管理中的项目概念,这里的任务也不是行动管理中任务的概念)。这五个层次就好像是一个金字塔一样:

行动管理中的项目分解问题-知行,在路上

金字塔就有一些常见的特点:

1. 越往上,数量越小,越往下,数量越多。所以,价值观基本上就几条,而行动却有的是。

2. 越往上,体量越大,越往下,体量越小。所以,价值观要分解起来很复杂,要实现起来可能需要一辈子的时间,而项目和行动,只需要简单地分解,很快就可以完成。

在这五个类型中,目标和愿景之间仿佛存在着一条分界线,目标以下都可以有方法明确到一个点上,而愿景是一个方向、一个范围。换句话说,目标可以叫做明确目标,愿景可以叫做模糊目标,明确目标即便再清晰,也必然在模糊目标范围内的。(这个问题,我在幸福进化俱乐部的群里面曾经讨论过,当时讨论的聊天记录可以下载了来看:点击下载

在目标管理中,通常把愿景定位在3年-5年的时间长度,用这样的时间跨度来进行管理,通过全年的回顾来判断一年的走向是否切合愿景取值范围。也有很多人,在收集的过程中确实收集到了愿景,如果想要把愿景落地的话,通常可以问这个问题:“一年后,我想在这个方向上取得什么成绩、达到什么水平”等,只要你回答了这个问题,愿景就可以分解出目标。

再看看目标,个人目标管理方法论中有个经典的原则叫做SMART原则,关于这个原则,可以看看我之前的文章《个人成长的目标管理》,这里有明确的说明。但是,很多人并不知道如何把原则转化为工具来使用,看看下图:

行动管理中的项目分解问题-知行,在路上

SMART是一个原则,同时它还是一个工具,为了区别,我们把它写成小写smart。它就好像是一个加工工具,无论什么任务进入这个smart工具,输出后必然都是符合SMART原则。举个例子来说,通过这个工具,你就可以把大脑中的那个“我想要多读点管理学著作”的想法转变成“通过每天坚持阅读10页书,达到全年读完10本管理学著作”的目标,这样,立刻就把目标明确地摆在了面前!各位读者可以尝试一下,任何一个念头凡是进入smart工具,多余的删除掉、不够的去补足,凡是输出的符合SMART的复杂任务都可以很轻松地分解了。

当明确了这些之后,第(三)条中提到的方法的第一条就可以解决掉了,我们拿到任何一个复杂任务,我们都要问一下:这个任务是什么?如果是愿景,那就问问年内想要达成什么高度,如果是目标,就拿工具来嵌套。等到目标明确了,就去分解就好了!

(四)有的任务从来没有做过,怎么分解

确实有这个问题,即便明确了复杂任务究竟是什么类型,依然不知道如何分解。这是正常的,就好像让一个五岁的孩子做一枚导弹一样,所以,不要因为自己不知道怎么分解就闷闷不乐。每个人都会遇到成长的问题,遇到问题不放弃才是关键!那么,当自己遇到了没有做过的任务,该怎么办呢?我只有一个方法:问!去找那种曾经做过类似任务的人,并且完成地很好的人去问。不过,即便问,也有很多学问:

1. 你必须问更好的问题。不要自己不会了,就立刻张嘴问,自己尝试着说明是什么问题,自己能够进展多少,哪个核心环节遇到了问题等。

2. 必须抓住关键。高手给你回复的时候,你必须认真记录,回来之后整理成一个体系,下一次再遇到的时候不要再张嘴问。如果下次还要问,至少问一些更深刻的问题。

另外,我还根据李公子的博客整理了一个脑图,也可以按照这个脑图的方式来分解复杂任务:(点击下载大图

行动管理中的项目分解问题-知行,在路上

拿到一个任务,就把图片上的问题都问一遍,基本上就可以把目标分解为项目的这一步搞定。

(五)上述的目标和Doit.im里的目标是不是一个东西?

不是!

请注意,Doit.im是一个行动管理系统的支持工具,理解Doit.im的功能,一定要站在行动管理的角度上理解,而不是站在目标管理的角度来理解。所以,在Doit.im中不要放入类似“全年读48本书”、“通过明年五月份的CPA考试”之类的目标管理中的“目标”。

既然这样,那么Doit.it里面的目标是什么呢?

Doit.im中的目标和项目都是复杂任务,是复杂任务类型中倒数第二个层次“任务/项目”这个高度的复杂任务,这个类型的任务通常可以很容易地进行分解。

不知道,这么说读者是否能够理解,Doit.im中管理的都是项目(目标管理中的概念),只不过,有的项目可以直接分解为行动,有的稍微复杂一点的项目可能分解成小项目,再分解成行动,所以,这样在doit.im中的对应就是:

目标——项目——行动(这是在Doit.im的功能)。

如果您还想加深了解,您可以阅读《Doit.im中的项目为什么不支持多级嵌套?》一文

所以,说到这里,你可能隐约感觉到了吧:行动管理和目标管理两大系统,他们的交集就是在目标管理的最下面两层:项目——行动,也就是行动管理系统(以Doit.im软件为例)的“目标——项目——行动”上。

(六)项目一定归属于某个目标么?

是的!

很多人在学习掌控每一天的时候出现这种问题:

今日待办清单中有大量的行动没有“项目”属性,即有大量单独零散的行动。

这是很有问题的!因为,这充分说明,这样做计划的人毫无目的性,方向感非常地差,想到哪里做到哪里,通常会因为外界的变化而导致全天计划的失败。同样的,如果在行动管理系统中,项目没有归属于某一个目标,都是一个问题!看似比那些没有项目属性的人做的稍微好了一点点,但是依然是五十步笑百步。每一个项目必须有其目的,如果目标不明确的项目,执行它有什么用呢?

从这个角度来看,如果你觉得即便制定了日计划,但是还是心里很虚,无法判断这个计划是否是对的,那说明,你缺乏目标了。

(七)目标里面一定要有多个项目么?

这是自然的!

如果一个目标里面只有一个项目,那说明,它仅仅是个项目而已,就不要高大上地把它说成一个目标了。

五、结尾

很久不写和目标管理有关的文章,这并不代表大家不需要目标管理。之所以不写目标管理的文章,第一因为个人目标具有私密性,很难拿出来分享,第二是因为目标管理的学习必须经过一个较长时间的学习循环才能学会。不过,最近可以考虑开设目标管理的课程了,可以和撬动我价值的活动一样,先在掌控每一天的学员里面开,然后再公开,目标管理也是先在已经找到了价值观和个人优势的人群中开设,慢慢地再进行推广吧。

希望,本文能够让更多的人厘清自己的目标管理中的朦胧感,开始比较明确地找到自己的前行之路吧。发放一个小福利:请把你在本文中学到以及自己的感受发布到下方的留言区,我会挑选部分留言者赠送小礼品,嘿嘿。