〇、引言

最近不断更新《掌控每一天》的文章,看到了很多推荐ZTD、番茄工作法的文章。我个人尝试过ztd和番茄工作法,从系统的角度来说,这两种方法论都有着自己巨大的不可逾越的缺陷,有天花板的方法论是不值得选用的!最近看到战隼老师的微信平台更新了一篇文章,我看了这篇文章之后,对其中大量的观点有异议。所以,写下读后感,希望给那些刚进入自我管理领域中的人们一些参考。 对《ZTD读书笔记》一文的反思-知行,在路上

一、原文

《Zen to do》读书笔记(读书笔记作者:陈恩培_r3p,本文微信地址:点击访问,下文为原文节选。原文上方,战隼老师评论:我也看过这本书,《Zen To Done 》可以做为时间管理的入门系统,GTD过于复杂,并不适合一个时间管理初学者,而ZTD更简单实用一些。

什么是 ZTD(简易做)?

ZTD 致力于解决实践 GTD 过程中许多人都会遇到的五个问题。是一套更简单,更具行动力的终极高效系统。(注意:GTD 系统没有本质上的缺陷, 因而不需要本质上的调整。ZTD 的提出只是为了让不同个性的人们拥有一套更合适的高效系统。)

GTD 实践过程中常见的五个问题:

(一) GTD 需要改变许多习惯: 同时改变过多的习惯容易导致失败,人们常常没有足够的精力和毅力在自己的习惯上做出太大改变。 ZTD 的解决办法: “伤其十指不如断其一指”,一次只改变一个习惯。通过有效的方法(如,30 天挑战,自我承诺,自我激励等)逐一改变自己的习惯,最终一步一步采纳整个系统。

(二) GTD 对于行动的过程没有足够的重视:GTD 把更多的时间用在信息整理和信息收集上,没有对实际完成任务的环节进行足够深入的讨论。 ZTD 的解决办法:注重行动!用简单无压的途径完成任务。

(三) GTD 对于很多人缺少结构性:结构不严谨是 GTD 的一个特点,由此带来的 GTD 的即使决定容易使人困惑。 ZTD 的解决办法:培养两个习惯来加强自身的组织性 1) 加强计划:计划每天的三个 MIT(most important things);计划每周必须完成的事。 2) 养成规律:养成规律的习惯,让自己每日和每周都更有规律。

(四) GTD 要做的太多:GTD 并不区分“收件箱”收到的任何东西(这是它的优点,以确保全面地收集信息)。因而当你把所有事务都放上任务清单时,在行动的过程中会因超载而失败。 ZTD 的解决办法: 加强简化, 删去尽可能多的无用的任务,把精力放在重要的事情上并努力做好它们。

(五) GTD 对目标重视不足: GTD 是一个自下而上,循序渐进的系统。它能帮助你管理好身边发生的事,但对你真正应该做的要事缺乏重视(即对任务的主次强调不明确)。 ZTD 的解决办法:确定最重要的事,同上一条所说的,用更多的精力去完成它们。

ZTD 系统所要培养的十大好习惯:

习惯培养 1:收集——全面收集 把所有在脑海里浮现的信息(任务,想法,项目等等)记录到随身携带的小本子上(或是任何适合你的工具)。ZTD 建议使用一个小巧、便携、易用的工具来记录信息——小笔记本或一叠小卡片,它们可能比手机或 PAD 更易于携带和使用(这不绝对,只求合适)。当你回到家中或办公室,应把信息从笔记本中清空,放入任务清单中(一个简单的任务清单就可以了)。全面收集的关键在于你必须在忘记事情之前赶紧把信息写下来,并且尽快地从笔记本中清除、存入任务清单中。 不要拖延这些步骤,否则信息越积越多会让你失去坚持的动力。要主动地规划收集的信息,不要让信息堵塞你的动力。

习惯培养 2:处理——快速地对信息做出决定,从而避免收件箱堆积 收件箱中信息堆积往往是造成耽搁的重要原因。 及时对信息做出决定和归纳分类才能避免堆积。建议每天处理一次收件箱,如有必要可更频繁地对其进行整理:第一, 限制收件箱。如果拥有很多收件箱,意味着要花很多时间去管理它们。试着合并收件箱,删去无用的收件箱(可将它搁置一周不去理会,从而确定是否无用),让收件箱数目越少越好(4~7 个左右)。第二, 管理收件箱。不要让收件箱溢出,不要存留大量未完成的原料(原始信息)而不去处理。每天检查收件箱,但要注意频率,不要因为太过频繁而浪费时间,也不能因为懈怠而导致信息堆积。

习惯培养 3:计划——设定每天,每周的 MIT(这是 ZTD 中最简单也最重要的一个习惯! ) 每周列出需要完成的重大事件排入日程表。每天则列出 1-3MIT,记住一定要保证你有很好地完成这些最重要的事情。

习惯培养 4:执行——一心一意,每次只执行一件事 执行是一切时间管理的核心,是 ZTD 中非常重要的一部分。ZTD 着重在于不分心的情境下,一次只执行一件事。千万不要多线工作,也不要让你的工作突然中断。

习惯培养 5:信任的系统——建立简单的列表,每日查看 使用简单的工具来建立自己的高效系统,其实需要的只是一些列表而已。GTD 需要你将自己的任务放到一系列情境清单中,你需要问自己:“基于我所在的场合以及现有的工具,我现在能完成什么?”然后去完成这个任务。 GTD 通过将你的列表按情境划分从而简化了这一过程,不用考虑其他的情境。但问题是:该用什么工具记录你的列表?这个习惯的另一部分——每天查看你的列表,这也是很重要的部分(这比你用什么样的工具都重要得多)。把它培养成一种习惯(大约需要 30 天),你会发现生活变得更有条理,也更有效率。

习惯培养 6:管理——管理存储所有信息的地方 生活是可以被管理得更好的,只要把所有信息都放在正确地方。

习惯培养 7:回顾——每周回顾你的系统和目标 无论你多么优秀, 仍有忘记事情的时刻, 有失去目标的时刻, 有时间管理失衡的时刻。 因此要时常回顾,让自己的系统不至于混乱。所以每周回顾的重要意义在此:它给了你一次机会,来重新整理所有的事情并检视什么事情是最重要的任务。如果尚未完成,就回顾自己的执行过程,看看如何取得更好的成果。列出新一周的日程表和 MIT,并优先安排在每一天尽早的工作时段,优先完成它们。记住,每次只要集中于一个目标,并确保它是一个你能完成的目标。无论何时都不要放弃或远离目标。

习惯培养 8:简化——减少你的任务清单,只留下最必要的 将你的任务列表简化到最少, 只剩下最重要的任务, 这样你就不许需要那些复杂的计划体系了。

习惯培养 9:常规——设定每周、每日例程 设定每周、 每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。 更重要的是, 使你掌控自己的生活,而非让任务处在搁浅之中。你需要掌控自己的生活,设定日程,并且跟着它走。

习惯培养 10:激情——做你充满梦想的事 或许你该想想自己到底想做什么?仔细想想,多考虑几天,然后就去实现它吧做一份使你充满激情的工作与任务,会让你精神饱满,动力十足! (永澄注释:原文中给出了大量的实用小技巧,由于和本文无关,故删除省略)

二、 关于简单系统的看法

关于读后感本身,我不评价了,但是对于ZTD和GTD的比对,以及给后来者造成的困惑我想必须要说清楚。

(一)复杂的系统不适合初学者?

王小二终于上完了3年的幼儿园要上小学了,妈妈语重心长地告诉他:“小二啊,从你上小学到初中要9年,然后高中3年,本科4年,如果考个研究生什么的,将近20年就要过去了,太复杂了,咱们不走这条路了!妈妈会做饭,你就跟妈妈学做饭吧,这样有饭吃,饿不死的。”于是,妈妈和小二过上了幸福的生活。

这现实么?这符合逻辑么?这个问题其实很明确的,那就是:难道一个复杂的东西难学,就要换成先学简单的么?看似真的很有道理啊,既然难学会给人带来压力,为什么不能找个容易学的,从简单入手,慢慢提升呢? “从简单入手,慢慢提升”这句话非常好,但是并不代表需要换成一个不完善的系统上面,原因很简单:

1. 简单的系统可能效能有上限,无法解决可能出现的问题。既然要花精力去学习,为什么要学一个有天花板的系统,为什么要自我限制?

2. 简单系统最可怕的地方就在于它的应用领域极其窄(不是说简单系统不好用),新人没有那么强的能力去区别自己是否合适,如果不合适而选用了,很容易一年被蛇咬十年怕草绳,再也不敢接触自我管理那就麻烦了。

应该做的就是要从一个完善的、全面的、综合的系统入手,从简单开始,一点点学习,期待着遇到可能出现的问题,然后再继续深入学习,这才叫做“从简单入手,慢慢提升”。从另外一个角度来说,这样的妈才是王小二的亲妈!

(二)为什么要期待遇到问题

有人会觉得很奇怪,本来就很复杂的东西,为什么还要期待遇到问题呢?答案很明确:

1. 问题是人类成长的垫脚石,只有遇到问题才能发现自己的缺点所在,只有全面解决问题才能实现个人成长。没有这一块块的垫脚石,所谓的成长简直是无稽之谈。

2. 提升解决问题的能力,是一个人核心竞争力的体现,如果你能解决自己成长中的问题,那你必然是一个顶尖高手。

作为一个成长者,你需要抱有的心态就是在自己选择好的路上努力寻找问题的所在,记录它、思考它、检视它、实践它!

(三)GTD的体系就是一个完整的体系么?

GTD这三本书共包含了行动管理全部、目标管理原则、知识管理入口端的详尽描述,如果说它是完善的,那不见得,比如说目标管理的实践方法、知识管理的实践方法都没有详细描述。但是,比起ZTD和番茄工作法,那就不是一个层级上的事情了!后面两种方法论,仅仅是关注在GTD的执行层面,把GTD的理论在落实到行动上做了优化而已。 虽然本文要反驳的是那个作者的ztd的读后感,但是说到了番茄工作法,我不得不说道说道:

番茄工作法的优势在于面对内外中断时的处理原则,让自己更加明确自己的标准和原则,这一点很好。但是,这并不能掩盖固定时间段专注的愚蠢做法!

我在GTD中学到的一个理念就是要灵活和富有弹性,任何的僵化都可能带来焦虑感的大幅度提升。比如有的人会做计划为:“8:00-9:15 整理文档”,但是你如何能够确保,你能预见未来的每个时刻?一旦有干扰,该如何是好?如果有人计划自己工作25分钟就休息一会,这种僵化的办法能适合所有的人么?而真正的掌控是活在当下,根据当下的情境、优先级、精力状态、时间余量状态自动选择行动去执行,像是不倒翁的感觉,外界的压力大自己的弹性就更大,外界的压力小,自己就会按部就班。刚则易折啊! 对《ZTD读书笔记》一文的反思-知行,在路上 插叙了这么久,回到这一点的主题,答案是:GTD也并不是一个最完善的系统,但是作为新人学习,入手学GTD要远比ztd和番茄工作法要好得多!GTD至少包含了:收集部分、处理部分(尤其是项目分解方法,这一点如果没有,任何的行动管理系统都是扯淡的)、行动找寻、排序、执行考虑、提升视野高度、均衡多个领域等部分,对比起来,那些只关注提升执行阶段的方法论,就小格局很多了。做人要大气,选择方法论也要大格局才匹配!

三、反驳读后感的内容

(一)关于GTD实践中常见的问题

我最想说的就是:“如果你只是看过GTD,实践过几天,觉得不会用,就不要说GTD不好!”,作者写的GTD的问题太容易影响新人了,对于这种言论,作为该领域的实践者,我必须要正一下视听!我挨条地说说:

1. GTD需要改变许多习惯。①如果是坏习惯,造成一个人在行动中反复受困,为什么不改掉,即便是要改得再多,也要改掉!自律才是真自由,全面的自律解决全面的问题。②请问作者,读后感原文后面附加了10个本来就是GTD中的习惯(非要说成ZTD中的我也没有办法,因为任何一种自我管理方法中,都要涉及这些习惯),难道就不是要改变很多习惯么?

2. GTD对于行动过程没有足够的重视。下一步行动作为GTD理论中的最重要的一点,成为了整个方法论的核心支撑,找到行动才能考虑执行环节。君不见那些拖延症患者,如果他的行动列表中写的是:“年度投资收益率达到50%以上”、“写博士论文”、“通过注册会计考试”等等非行动的任务,即便用上一万个ZTD,用上无数个番茄钟,依然是无济于事的,除了拖延本身不耽误,其他的全拖了。找到了行动,执行环节根本不用那么重视,GTD明确指出,执行环节中,是不需要对行动的组织进行思考和决策了,亲,之所以GTD没有像ZTD和番茄那样重视执行环节,因为它已经把功夫用在前面了,后面不需要用劲儿也能搞定了

3. GTD 对于很多人缺少结构性。这一点本身就说不过去,什么叫做对于“很多人”缺少结构性,是GTD缺少结构性,还是那些“很多人”缺少结构性?另外,作者给出的解决方案,又是养成习惯,我为第一条喊冤一次。这条作者就没有说明白什么叫做缺少结构性,在我的理解中,GTD的理论至少是立体结构的,纵向多层次,横向多循环。

4. GTD 要做的太多。这条更是忽悠,完全没有逻辑的说法竟然出现了,作者说:“GTD 并不区分“收件箱”收到的任何东西(这是它的优点,以确保全面地收集信息)。因而当你把所有事务都放上任务清单时,在行动的过程中会因超载而失败。”前一句没有问题,但是,GTD收集完的东西并不像ZTD那样直接放入任务清单啊,中间还有处理环节啊亲,你用ztd的思维来理解GTD,靠谱嘛?GTD绝对不会傻乎乎地把所有事务都放到任务清单的,那也太2了,傻傻分不清楚……

5. GTD 对目标重视不足。我反驳得已经没有力气了,GTD不仅告诉了目标的重要性,更是把广义目标划分为项目、目标、愿景、人生意义四个不同层级,每个层级站在不同的视角上进行全局判断。书中原文有两句,虽然是分开的,但是和在一起是:“小处着手,加强行动,大处着眼,明确意义”,换句我们常说的话,就是:“做对的事,把事情做对”。所谓对目标不重视,那是执行者的问题吧,跟GTD有一毛钱关系?

(二)关于需要养成的10个习惯

1. 全面收集。这是GTD的基础要求,但是GTD比ZTD做得完整、全面、有效的不是一星半点的,书中有大量的涉及,包括想法收集方式、信息收集方式、传统文档收集方式等都介绍的很清楚。作者文中写到:“当你回到家中或办公室,应把信息从笔记本中清空,放入任务清单中”这句话,其实非常地有问题,不过作者在紧接着的处理中把问题解决了,必须明确的是:收集箱的Stuff,如果不经过处理是绝对不允许直接放入各个清单的

2. 计划。找到1-3件最重要的事情并确定完成,这是每个自我管理方法论中必须要提到的,而不是ZTD中的独有理念,没有必要说得那么独占化。

3. 执行。我已经表达过多次了,执行环节应该做的是在正确的时间里面做正确的事情,而不是一次只做一件事!执行环节可以分为多工和单工,在不能专注的时间里面,可以多工地聊天、看看淘宝、刷下微博,甚至给别人发条短信、打个电话;在可以专注的时间里面,单工专注在重要的事情上。如果一次只做一件事,而不考虑情境的要求,本身就是一种僵化表现。

4. 其他。我懒得写了,都是GTD里面要求做的东西,换成ZTD并不能说明什么,自我管理中都需要这些事情,而不是某一种方法论独占的!如果真的矫情的话,孔子说颜回:“有颜回者好学,不迁怒,不贰过……”,曾子有句名言:“吾日三省吾身……”,这些话才是自我管理的鼻祖呢,就别往自己身上套了

五、结尾

我不是一个好事者,也不想为了孰好孰坏争论不休,但是有一点,作为自我管理&个人成长领域中的深耕者,我无法接受这种片面的、偏颇的言论来影响新人,因为一篇文章让多少人走了弯路,更可怕的是因为这些弯路而离开了这个领域,未来成长速度大幅降低,谁能负担得起起这个责任!我有几个标签,其中有两个是“个人成长导师”和“自我管理系统构建专家”,本文必须对得起我的这个标签称号,必须要把问题说明白,让新人通过自己的努力,走正确的路子而实现自身全面提升,是我必须要做的事业! 文章最后,感谢读后感作者陈先生和分享者战隼老师,提供了大量的自我管理干货以及供大家独立、批判性思考的机会。