〇、引言

由于最近一直在更新《Doit.im,掌控每一天》网站,所以,积累了能有30多篇已经思考好的博客没有书写,等到8月份轻松一点的时候,再把博客持续更新下去吧。

最近私导班讲到了PKM的PIM部分了,其中就说到了关于PIM中文件管理和文档管理的问题。其实本来这里我也还有点点的疑惑和问题,总是想不通,接着给大家上课的机会,把文件管理的部分搞清楚了,也打通了,抓紧整理下来,让大家有个参考。另外,如果不知道PIM是什么的话,还是移步先去看一下这一篇文章

本文是基于我的工作性质的一种文件管理解决方案,并不能通用在任何工作领域,但是,我尽可能会给出通用的思维模式,来解决文档管理的常见问题。

PIM中文件管理思考-1-知行,在路上

一、我的问题

随着科技的不断发展,文件的管理经历了从“本地磁盘+移动存储”到“SSD+机械硬盘+云端存储”的变化,看似简单的变化,实际上,把管理的中心,从硬盘分类这么简单的工作提升到了分类、分配、同步、备份、分发的复杂高度。

分类:电脑中这么多文件、资料,到底如何分类管理;

分配:基于机械硬盘的高度性价(4t硬盘竟然1krmb左右就可以拿下)比和SSD的超快速度(贵,但是快)的特点共存,导致很多人的电脑中,装了一块SSD(用来运行系统)和一系列很大容量的机械硬盘,在这个情况下,如何分配文件存储?

同步:在云存储白菜价的今天,把文件放在云端仿佛成了一个基本需求,但是哪个公司的云存储靠谱?多个同步应该怎么做?大文件同步效率低下占据小文件的同步通道的问题到底怎么解决?

备份:很多文件,我们仅仅是利用云存储的巨大空间进行备份,而不是为了同步,这点应该怎么解决?

分发:很多时候,我们会将自己的资料分发给其他人,如何管理分享内容来提升个人影响力?

这些问题在我实践过程中经常遇到,尤其是在多网盘同步、大文件备份、硬盘分配上,总是找不到一个好的解决方案。

二、解决思路

最近在财商课讲课的时候,忽然因为“资产”的概念给我了触动,所谓的资产,是那些可以给自己带来正向现金流的物品。借用这个概念,我们拥有的这么多文件,到底哪一个才是属于“资产”的文件呢?哪个文件需要存储下来呢?这个问题很多人是不考虑的,觉得自己的存储空间很大,所以就一味地保存,其实这并不是一个好习惯。

将有限的注意力专注到可以为自己带来持续价值的文件上。

我这个人有个习惯:凡是不需要的东西,坚决不要,凡是需要的,就一定在能力范围内要最好的。 这个概念在《断舍离》中也出现过,对于文档管理也是一样的,凡是不需要的文档就删除掉(有人问:如果未来需要,但是找不到了怎么办?这里给出两条简单的:①推荐去读《断舍离》;②想办法给自己找到可以持续推进的目标,不要让过去牵绊了自己),如果是可以产生价值的文档,就投入管理成本(看完本文,就知道什么叫做投入管理成本了)!

PIM中文件管理思考-1-知行,在路上

三、技术细节

(一)分类

曾经,我在《分类的理念及实践》和《强力底版的多领域实践》中曾经描述过分类的问题, 这里就不再累述基础知识了。我的硬盘分类是按照个人角色分类方式进行的:

1. 身体

2. 生活

3. 事业

4. 素质

5. 兴趣

6. 社交

7. 财务

8. 工作

按照这样的分类方式,对一级文件夹进行区分就好了,但是实际操作中,必须要注意下面的问题:

1. 由于现在管理的是文件,上述分类中有些领域并不是文件,比如说社交部分,可以用365人脉管理系统和重要人脉管理系统两个文本系统进行管理;

2. 身体和财务领域中的文件,通常都是如何提升身体素质的教程、如何提升财务水平的资料等,这些均可以统一放入到素质文件夹中去;

3. 根据28定律,我们的绝大多数精力都在事业(有的人是工作)上,所以,重要的部分可以细分并成为一级目录,比如我的划分方式中第一部分中,就有:课程、幸福进化俱乐部、事业

4. 文件管理中,还有一些软件之类的资料还有一些个人专项的内容,可以单独建立文件夹存放。

基于上述思考,建立根目录如下:

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每个根目录中,再根据自己个人的情况,建立二级子文件夹即可:

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(二)分配

为了提高我这台2008年的T400的运行速度,我将硬盘换成了120GB的SSD(强力强力推荐,速度提高至少3倍以上) ,另外还有一个500GB的机械硬盘。

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上图标注红色框的是我的SSD,被我划分为两个逻辑分区,其中C盘只放系统和部分常用软件,D盘存放需要重要的资料(事业、个人文档)和部分软件。而E、F、G的机械硬盘速度和SSD一比对,就不上数了,所以,我会存放一些照片、软件备份等资料。这样,就可以最大限度地利用SSD的速度和机械硬盘的存储空间了。

(三)同步

同步是什么?大约的概念就是我的电脑上的一个文件夹A和网络端的文件夹B,只要A变化,B就会跟着变化,如果B变化了,A也会随着调整。目前,提供同步功能的网络存储功能的公司非常多,我就不具体挨个介绍了。我的选择原则是:

1. 大牌。必须是大牌,因为只有大牌才靠谱,小公司几天消失了怎么办?

2. 安全。即便是大牌也有出问题的时候(前几天,百度云全天无法登陆),如何确保有价值的资料安全呢?

3. 上传下载速度。不解释,时间对于我的意义比任何都重要。

4. 空间大小。继续不解释,至少要够用。

满足这些要求的服务,我选择了百度云、360云盘和Dropbox。百度云不仅仅提供了存储服务,更重要的是为应用软件提供了嵌入服务,再加上这个大牌子,选用!360云盘的空间我很满意,使用了这段时间也很稳定,甚至比百度云还稳定,选用!Dropbox只有2GB的免费空间,为什么要用这个?因为它极度稳定,我在写作时的历史数据(Scrivener的存储空间)都会存储在这里,这种个人创造的独特价值的东西,一定不能丢。可能有人会对我的选择有这样的问题:

1. 为什么用两个网络存储,不觉得麻烦么?

2. 为什么用这么恶心人的公司(百度、360)的产品?

3. 难道国内的网盘,数据就不保险么?

关于上面的问题,答案很简单:因为我只保存有价值的资料,所以我必须放到不同的网络存储上,一旦某个公司完蛋,我还有一个缓冲;作为一个自我管理者,需要做的是掌控工具,而不是被工具掌控,更不是被工具所在的公司所掌控;百度云曾经弄丢了我第二稿的《掌控每一天》书稿,所以,坚决使用国外评价最高的服务。

(四)备份

前面的内容看似简单,但是一旦到这里,就出现巨大的问题!如果要对某个文件A进行备份,说明:

A文件很重要,但是平时并不适用,不需要把它下载到电脑硬盘上。

需要备份的文件有时候会很大,比如说下面这个例子:

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我的财商课第一次开课,我自己会认真回顾自己的课程视频,找到课程问题所在,然后加以改进,这两个文件有6GB,我的整个财商课一共4节课,估计会产生15GB左右的视频资料,我不可能将其存在我的SSD上。另外,目前的网络存储都支持在线观看视频,所以,这个资料只要上传到云端就好了。

但是,说起来简单做起来难!这个文件夹已经和云端同步了,一旦我把文档放到云端,它就会自动下载下来;如果不放在一起,有时候找起来也很麻烦的。这个部分就是我最挠头的部分,不过,当我把视角做一下转换之后,把焦点从SSD移动到全体文件上,问题就迎刃而解了。

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从上图的右上角来看,所有资料包括需要同步的(橙黄色)+需要备份的(蓝色),我会把所有资料存放在百度云上,在下图中下方的红色框线就可以看到,所有资料其实放置在这个文件夹中,为了能够和SSD和同步部分一致,该文件夹(【大文件备份(不同步)】)中的文件划分和此图上方的红线框中以及SSD中的保持一致。

PIM中文件管理思考-1-知行,在路上

为了防止百度云再次出现问题,我将全部文件放入到360云盘中进行镜像,确保不丢失(镜像需要手动,我想这个问题未来会有解决的方案)。

(五)分享

这个部分涉及到个人影响力打造,和本文的内容不太相关。分享的方法很简单,只需要在云端建立一个文件夹,让这个文件夹不要和本地同步,然后在其中设置共享即可。

四、管理关键

上述方法,其实很笨的,我也找不到其他确保稳定、安全、效率的方法了,所以暂时先用着。这个方法中涉及了四个完全相同的同步内容,一旦没有同步,就会造成管理混乱。因此,这里必须明确原则:

1. 一切变动,都以电脑硬盘为准。即电脑硬盘调整后,再上传至各个网络存储;

2. 必须把同步情况记录下来。用脑子记录完全不靠谱,一忙就乱、一忙就忘!

我照样用了个很笨的方法,那就是:写下来。下图是我的管理表格的部分内容,可以借鉴。(点击图片可以查看大图)

PIM中文件管理思考-1-知行,在路上

 

图片一看就很明确,后面的符号稍微解释一下:

“1”表示已经同步,“0”表示不需要同步,“1+”表示备注部分的内容已经备份,空白表示尚未备份/同步。

这样,就可以把整个体系掌控起来了。

我还是要强调一下,如果你觉得这种方法很麻烦,完全可以找寻新的更简单的方法,但是,如果你是因为自己文件太多害怕去涉及管理问题,那就不要唧唧歪歪地说麻烦麻烦。要知道,把结构从大脑中移出,有效释放大脑的运算空间,看似费力,认真算算账,其实很节省时间

五、待续

写到这里,本文其实并没有结束,上文只考虑了SSD的同步和备份问题。要知道,百度云和360云盘都没有办法很好地管理多驱动器备份的问题,所以,对于位于不同驱动器盘符下的文件,如何在云端更好地同步呢?这是我要在下一篇博客中说明的问题,本文先写到这里。