一、有人说Doit.im有问题

在我做个人管理系统推广的过程中,尤其是使用Doit.im实现GTD的全过程这一课中,有很多人跟我提到了这样的问题:

我的日常工作中,有一个大项目,叫做A,A里面可以分解出子项目A1、A2……,然后每个子项目里面,还有一些孙项目,比如说A1下面还有A11、A12……

我很想在一开始的时候就把这些项目全部都列出来,这样一目了然。

而Doit.im中项目只能分解成下一步行动,不能满足我的需求,所以——Doit.im不是一款好软件。

这个逻辑看起来真是无懈可击啊,用这种严密的推理来论证Doit.im不是一款好软件,看上去还真是没问题啊。但是,我记得《你以为你以为的就是你以为的吗》一书中说过,越是看上去完全正确的话,越是要好好琢磨一下,所以,针对这个被最常问到的问题,我必须来好好解答一下!

二、层数的意义在哪里?

Doit.im中的项目为什么不支持多级嵌套?-知行,在路上

上图是我在行动管理课程中使用的PPT中的一页,我想要表达的概念是:我们必须要有一个清晰的头脑,从某个角度来说,清晰的头脑就等同于可以分层思考的头脑。就如同上图所述,如果我们可以理清行动、任务、角色之间的关系,我们就可以从不同的高度上来看待每天要做的事情以及未来要做的事情。面对不同的事情,我们也会有不同的处理方式,我举个简单的例子:

“去把碗刷一下”、“把厨房收拾干净”、“当一个好妻子”

这三件事情都会在我们的大脑出现,如果我们用同样的方式来处理的话,我们一定会混乱不堪,最好的方式就是分层思考。从这个角度来看,Doit.im中项目仅能分解为下一步行动(目前下一步行动可以看成一个任务,然后分解出子任务)确实少了一些。

三、Doit.im到底能分几层?

Doit.im中的项目为什么不支持多级嵌套?-知行,在路上

从上图可以看出来,Doit.im其实可以分成四层,这四层分别是——目标、项目、任务、下一步行动。如果对应到Doit.im界面中清单的内容,那就是目标清单、项目清单、下一步行动清单和每个行动中又可以再分的子任务。具体可以看看我的截图:

Doit.im中的项目为什么不支持多级嵌套?-知行,在路上

 

四、Doit.im四层足够用了!

我想在这里告诉那些分解控、计划控的执行盲们:项目最好不要在最开始就彻底分解

虽然,我们觉得每一个项目我们在最开始的时候将其分解,会有助于我们在总体上对这个项目把握。但是,其实这是个错觉。人都是在某两个点之间取得平衡,比如说在完全掌控以及反复调整这两个点上取得平衡,如果项目从来不分解的话,那么就是处于反复调整这个极端,如果项目在一开始就分解到所有细节,那么就处于完全掌控的这个极端。那么,究竟为什么不要极端呢,我总结几个原因:

① 就我们通常的经验来说——计划不如变化快,很多事情,我们计划好了,执行过程中遇到修改、调整,之前的分解很可能白做了;

② 凡是做个项目分解的人都知道,在处理过程,通常要耗费我们大量的意志力和精力。

如果我们耗费意志力和精力做的事情,经常被改变,人们就会保护自己的大脑——告诉自己说,我以后不要做分解这个工作了。于是又处于反复调整的那个极端去了。很多人,就是因为在完全掌控和反复调整这两个极端中反复摆动,导致精力损耗,而事情却没有做一点点。

因此,四层真的足够用了,再多的分层,只是让自己觉得自己很爽而已,而在执行任务完成后的检视过程中,不得不花时间检视大量的清单,让处理任务的效率变的更低。多层嵌套,完全是一种错误的方式。

五、那么,应该怎么做呢?

所以,我通常的方法是这样的:

当任务还没到执行阶段的时候,根本就没有必要去细化任务,只要将脑中大约的想法记下来就可以,在时机成熟的时候,才需要细分任务。因为离执行任务的时刻越远,不确定性就会越多。所以,对于任务,如果四个层级都不能包含的时候,我觉得需要考虑一下这样的任务是不是订的太宏伟了,是不是需要切分成更多个平行的目标

对于已经组织整理好的任务,关注任务的本身就好了,不要纠结于这个任务在什么项目、在什么目标。另外,细化项目是不是每天都可以坚持,我相信有少数人可以每天坚持这样细致的分类,原因前面说过了,分解是一个非常耗费精力和意志力的工作。

六、时间管理、任务管理的目的到底是什么?

我们做时间管理、任务管理是为了什么,希望大家能够思考清楚,我认为,其根本目的是为了提高效率,是寻找一种更好的管理方式,而不是把自己的想法用软件来实现。

最后的最后,我还想附加一句,Doit.im是我见过最棒的任务管理软件:

它并不按照每个用户的要求来设计软件,而是严格符合GTD的思想,用简单的界面把GTD的流程体现出来。它不迁就用户,而是让用户一点一点养成真正正确的自我管理观念,对于每个人来说,养成一个良好的习惯的意义甚至可以超越一切。

另外,关于目标管理,也可以去看看我的那篇《个人成长的目标管理》一文。