〇、引言

上个周末,刚在咖啡馆遇到了那个美女(具体请见本文)并且得到了Doit.im的全新版本,那个处理的功能实在是太贴心了。昨天,又逢周六,我带着上次她给我的Air,又去了那家店。

Doit.im,更好的组织-知行,在路上

这次没有见到她,但是看到她让店员留给我的一张字条和一个U盘,上面写着:

你懂GTD的,除了“处理”,更重要的是——组织。

赶紧打开她留给我的U盘,一个巨大的底图,画着Doit.im的logo,从上次的经历,我知道,这肯定要告诉我一些关于Doit.im实现组织的功能。果然没有错,这次尝试结束后,让我更加明确了一点,Doit.im会在10月华丽重生,成为最棒的任务管理软件

一、什么是组织?

在我上一篇的奇遇记《Doit.im,更好的处理》 一文中,很多人都在关注我跟美女最后有没有走在一起,有没有互相留下手机号,每当我看到这样的留言,我的内心就无比孤独,他们根本没有理解一个在个人事务管理领域中浸淫多年的人,看到一个可以让我专注的、可以实现真正处理的软件的时候,那种无比激动的心情!为了避免这篇关于“组织”的文章写完,还有人不理解什么叫做组织,我必须先说一下组织是什么。

(一)如果你有时间

如果你有一小时的时间,请到《Doit.im实现行动管理》(本文出现的行动管理、事务管理、任务管理、时间管理,这四个词都是一个意思)中看一下那个视频,想办法让自己真正明白到底什么是:下一步行动,然后才能体会到我的激动。

Doit.im,更好的组织-知行,在路上

(二)如果你没有时间

如果你没有时间看完这个视频,并且,如果你还不明白处理是什么,那我就强行来定义吧:

① 在GTD方法论中,当收集箱清空的时候,表示处理过程已经完成;

② 当明确收集箱所收集内容的意义之后(做与不做、自己做还是他人做、现在做还是未来做、未明确时间还是必须有指定日期做),表示处理有效完成;

③ 处理结束后,得到了日程、项目清单、将来也许、等待,但是最多的,还是得到了一堆下一步行动;

④ 下一步行动是组织的主要对象;

⑤ 组织的一个结果,得到的是今日待办,或者叫做日计划;

诶,我这也不是教学帖子,所以,我就不把处理和组织的前因后果写出来了,如果需要的话,可以到俱乐部的群(245505155)里来讨论,我还是继续讲和美女之间的故事吧~

二、被提升效率的组织

由于全新版本的Doit.im可以让我真正专注于处理过程,所以,我得到了大量“下一步行动”,每当我看到这么多下一步行动的时候,我就会烦乱——怎么才能从这么多行动中,找出今天必须做的、今天适合做的呢?那本艰涩难懂的《Getting Things Done》里面说了按照重要性来分,可是到底怎么做呢?重要性到底如何判断啊~看着那个姑娘给我留下的字条,然后打开U盘里面的Doit.im。

Doit.im,更好的组织-知行,在路上

打开了全新的版本,映入眼帘的还是我之前的数据,前面说了,由于处理的功能忽然强大起来,导致我曾经积累了大量事项的收集箱,终于被清空了,达到了一个零爽状态啊!

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(一)插叙:我忽然想到了日计划

我忽然发现,界面上多了一个按钮,这是我之前从来没有见过的,名字叫做:Daily Plan,略懂英语的我立刻就知道,这个就是日计划。以前不是很多人都不知道什么是日计划么,也不知道日计划到底怎么做么?我举个例子给大家看看,这是我看到的一份日计划:

①去跟小明要本书看看,最好是关于网页设计的;

②把领导要求的网站改版做出来;

③今天要喝水和睡午觉;

④看一会书吧,总不看书没有进步的;

⑤晚上要是有空就约小丽出去散步吧;

⑥是不是应该把墙脚的袜子都给洗了啊;

⑦……

我看了这个日计划之后,我就说了一句话:这是不可能完成的日计划!原因不过有两点,第一是贪多,第二是根本不懂日计划,所谓的日计划,必须要关注的是行动,列出来的也仅仅只能是习惯,否则,一定会出现各种畏难情绪,导致日计划失效,然后进入恶性循环的状态:我制定了计划,但是我完成不了,因为计划不如变化快,所以日计划没有用,所以我不需要制定计划,所以不要有计划了。呼,算了算了,这篇文章是写我和美女的故事的,继续我的故事吧,技术面的事情,不在这里说了。

(二)关于这个新加的按钮

对了,刚才说到,我忽然发现一个叫做日计划的按钮,所以我点击下去看了一下,出现了一个全新的界面,从来没有见过啊:

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这个界面很简单,写着今天两个字,但是这里有两个重要的元素,第一个是页面上方的剩余时间,第二个是:“再从下一步行动中选几条吧”,天啊,这不就是为了我而设计的么,我心里暗暗感谢这个姑娘给我留下的这一切,她竟然知道,我在学会高效处理之后,立刻会遇到组织的问题,而组织的问题,通常都是集中在下一步行动清单上的!于是,我就用鼠标按下了“下一步行动”这五个字,出现了下图:

Doit.im,更好的组织-知行,在路上

图中那条蓝色的线,将这个对话框分为两个部分,上面是“今天”,我想应该就是今日待办的意思,而下面,都是我已经处理完成的各个项目和项目中的大量的下一步行动(为了说明问题,我把第二个项目给缩放起来,可以看到下面的大量的下一步行动)。可是,怎么把下一步行动组织到今日待办里面去呢,我想到在以前版本里面点击后面的五角星就可以了:

Doit.im,更好的组织-知行,在路上

于是,我就尝试着点击了一下,果然是这样的,只要点击后面的星号按钮,它就可以直接进入到上方,成为今日待办的条目,并且,又出现了一个我从来没有见过的功能,那就是:预估时间

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我可以根据每个下一步行动所需要的时间,来设置这个“预估时间”的选项,并且,如上图所示,三个下一步行动花费了一定的时间,对话框上方的时间也是跟着一起减少的!这样,我就可以根据我自己通常情况下的精力水平来设置日计划了,就不会让日计划变得无效啦!而那些想要做一万小时精深训练的朋友,也可以好好计算自己的时间啦!

当这一切做好了的时候,再回到Doit.im今日待办的窗口的时候,就会出现刚才的列表:

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这就是日计划的制定过程啊,这就是组织啊,把下一步行动组织到今天去完成。再剩下的事情,就交给情境和标签吧,这样就可以按照所处环境、精力、时间完整度以及事务的重要性进行排程执行啦~我为什么感慨于新的Doit.im的高效,正是因为它重新设计了处理和组织这两个功能,如果能够坚持使用,很多无意识的拖延情况就会自然的消失,很多日计划制定的不完善、不科学也会自然赶紧,很多因为某一天的变化印发日计划失效而导致自己再也不做日计划的事情,也可以完全避免啦~

二、今日待办到底关注什么?

这个问题的答案是:行动,可以一步完成的行动。从这个角度来看,我们怎么做日计划呢,或者说,日计划里面到底放着些什么呢,答案也是下一步行动。所以,看看本文开始时候提到的一些日计划:“把领导要求的网站给做出来”,其实就是有问题的,因为,这是一个任务,或者说是一个项目,它是由大量的行动构成的,如果不知道其中行动的顺序、所用的资源以及耗费的时间,那这个任务就很难预判整体需要的时间,可能一两天才能做完,甚至因为不知道如何分解和执行而导致大脑沉迷于持续的决策判断中而损耗了大量的精力,最终出现无意识的拖延症……

所以,在“一天”的思考高度下,真正关注的是一步步的行动,只有这样,才可以心无旁骛地去执行,才可以不用问为什么、是什么意义地去执行,才可以有效、高效地执行;也只有这样,才能准确地判断每个行动所需要的时间以及每个项目综合时间的需求,而那些可以帮助执行的番茄工作法才真正地有用武之地。

三、什么时候来处理和组织呢?

说到这里,就有一个问题出现了:“我每天工作中都是大量的项目和任务,从哪里得到这些下一步行动呢?”,这个问题就是两个字:处理!通过处理得到的。那什么时候处理呢,有没有一定之规呢?我想这个也要根据每个人的工作量来判定的,我的习惯是这样的:

早晨起床之后,趁回顾昨天把大脑的灵感记录到收集箱中,然后看一下周计划的安排,每个项目、任务的推进情况,然后通过处理过程产生大量的下一步行动,再执行本文之前所提到的过程;

等中午睡醒以后,再来执行一次,这样基本上可以保证一天的工作安排啦~

很简单,就是一个习惯而已。

四、结尾

正当我写完这条内容的时候,那个美女从咖啡店的窗外经过,她看着我在店里,嘴角向上翘动,仿佛还要跟我说些什么,我站起身,朝她走过去~