本文接上文:《做自己的CEO——个人管理系统构建01

三、如何构建个人管理系统

说了那么多个人管理系统的好处,可能很多人都会眼馋,只列举我自己的管理系统其实是没有意义的,正所谓授人以鱼不如授人以渔,我就把构建个人管理系统的方法(我自己的)写出来给大家看吧!写之前,我有个提示:

构建个人管理系统的过程,需要在较长一段时间内反复挣扎、不断学习探索,但是,即便如此,也不是每个人都能建立起自己的系统的。

看似危言耸听,但事实就是如此,构建个人管理系统的过程,是心智开启并持续成长的过程,心智之路本来就是少有人走的路,能走下去的少之又少!所以,我并不奢求每个人看完我的这篇博客就能够建立起自己的系统,但是我希望那些苦尽甘来,尝到甜头的人能够将自己的喜悦分享给我!

(一)如何构建大系统?

做自己的CEO——个人管理系统构建02-知行,在路上 本图在上文中已经展示过了,这是我的个人管理系统的全貌,这个大的系统其实都是由一个个的小系统构建而成的。所以,如果想要拥有一个体系完善的、包含全面的个人管理系统,必须先构建一个一个的小系统。(这里要给那些拥有小系统,但是尚且没有将小系统综合到一起形成大系统的朋友一个提醒,拥有小系统之后最难的地方就在于将一个个的小系统连贯到一起形成一个综合性的系统。难归难,在后面的第四大部分中我会给出我自己的方法。 )

(二)小系统是哪里来的

小系统是什么呢?我依然拿一个最常见的“行为管理”部分来举例子。 做自己的CEO——个人管理系统构建02-知行,在路上 1、小系统是什么?

上图就是我的行为管理小系统的整体流程,学过GTD的人可能看着这个图觉得很熟悉,我的方法基本上就是脱胎于GTD的流程。从标明橙色的这句话里面其实可以得到这样的信息:

①所谓系统就是方法论,就是做某类事情的原则、流程等系统方法;

②很多系统早已经存在了,我们只需要去学习就好了;

③学习方法论的最大原则是:先抄后超,先全盘照搬,再根据自己的特点进行修改。

每一个小的系统都包含有系统使用原则、系统操作流程、特殊情况处理等部分。还以这个小系统为例:

系统使用原则:将所有可执行的工作在该系统内流转、……;

系统操作流程:就是上图给出的流程;

特殊情况处理:如果我没有按照这个系统操作时,导致系统失效了应该如何处置……

这些都是具体的说明,当然,作为GTD系统的一个子系统,我的原则、流程绝大多数的问题都在《搞定1——无压工作的艺术》一书里面完全解决了,而特殊情况处理等问题又在《搞定2》、《搞定3》里面都做了具体描述。从上所述,通过明确系统使用原则、操作流程、特殊情况处理等内容,就可以为自己构成一个小系统。

2、小系统构建的困难之处

很多人问过我说:“你在前面说的内容都很简单,我去看个《搞定1》或者《小强升职记》就明白了,但是我的小系统怎么就是不能用呢?

这就是一个心智问题了!这句话里面好像有个恒等式:明白=会用。凡是上过小学的人都明白,这个等式是根本不成立的,只是很奇怪的是在日常生活中,很多人还不如一个小学生。我曾经说过这样一句话,我觉得还挺给力的:

一切不以个人目标为出发点的行为都是伪行为,一切没有精确行为支撑的认知都是伪认知,一切炫弄伪认知的人都是耍流氓,我们要远离!

除去目标的事情不说,没有行为支撑的认知都是伪认知!谁都知道知行合一的重要性,同样也知道知易行难,但是“行”到底难在哪里,难就难在心智问题,难就难在所谓的时间恐惧症,不肯花时间、精力、金钱去解决行的问题。我前面的博客中也提到过,解决“行”的问题的唯一方法就是“行”,对于个人管理的小系统来说,只是明白了系统是什么,不去坚持实践,是永远也不可能掌握的!

所以,综上所述,小系统构建的最困难的地方就是在于坚持行动。而坚持,是一个习惯养成的问题!

(三)习惯如何才能养成

关于如何养成好习惯、如何改掉坏习惯等等的问题,我在去年就写了一个系列的博客来说明了整个流程。 做自己的CEO——个人管理系统构建02-知行,在路上 这个系列的文章请依次查阅:

1、为什么要养成习惯。点击查看 2、习惯养成为什么总是失败。点击查看 3、如何培养一个习惯。点击查看 4、如何改掉坏习惯。点击查看 5、习惯执行和习惯养成之后。点击查看

关于习惯养成部分,还有一些自己的经验和教训要说说:

1、习惯养成期的长度有多长?

目前网上有一种言论叫做“21天养成好习惯”,并且有大量很有名的老师都在宣扬这个理念。这句话没有问题,但是忽略了很多限定条件,这句话应该是:“如果你在某一领域中从来都没有拥有过习惯的话,那么通过21天的持续训练,可以让自己拥有一个养成这个好习惯的雏形,并且通过自己持续地坚持,不断巩固这个好习惯”,但是,现实生活中,因为各种原因,这么长的一句话,就被缩短成21天养成好习惯了,让那些心智没有开启的人仿佛抓到了一根稻草,认为21天真的可以,其实,这是不靠谱的!

从大脑解剖学的角度来说,任何一个已经养成的习惯,无论好与坏,都将难以抹去,这个原因就是髓鞘质的问题!一个神经通路传到神经电的速度越快的话,人掌控一个行动也就越简单,而髓鞘质就是神经通路的一层绝缘体,这层绝缘体越厚,导电性越强。所以,好习惯和坏习惯,其实都是某一个行为的神经通路上的厚厚的髓鞘质,而髓鞘质很难分解的,所以,任何一个习惯都是不容易改掉的。

所以,如果有好习惯还好说,但是一旦有坏习惯了,不要妄图改掉它,而是养成一个好习惯,构建一个全新的神经通路来替代它吧。那么对于不良习惯来说,21天更加是一个不靠谱的事情。所以,有几点必须要注意:

21天不够用。我的实践告诉我,至少要180天。对于那些要被取代的坏习惯来说,一年的时间都不够长!所以,要做好心理准备。

②习惯养成期一定不要中断。心理学上讲的认知、行为和情感,如果认知提高了,但是行为没有跟得上,认知会下降重新匹配行为的。所以,在习惯养成的初期,不要给自己太多的挫败感,那样会影响行为的养成的,简单的说,180天里面不要随便中断!

③不要给坏习惯创造复发的条件。这个道理就是来自于髓鞘质,不要让那些已经停用的但是依然通畅的神经通路再重新启用的机会,让坏习惯的通路就一直搁置下去吧。

2、习惯养成了以后是什么?

在前面提到的如何养成习惯的系列文章中,我提到了用表格的方式来监督自己养成习惯,但是如果习惯养成了以后,是否还需要表格呢?并且习惯养成之后是什么呢?在前面的系列文章中的“5、习惯执行和习惯养成之后”中也具体提到了,也是我的这个博客的第一篇的内容:《对规范化生活的思考》,而这个规范化生活,其实就是小系统的一个个的组成部件。比如说,行为管理中的收集这个环节,我养成的习惯就是有一个实物收集箱和电子收集箱,每天都把收集箱清空;再比如说健康管理系统中的作息时间管理,就是要求我们早睡早起,这就也是个好习惯……

所以,努力养成一个个的小习惯吧,并且按照我在《对规范化生活的思考》提到的要求,写下来。

做自己的CEO——个人管理系统构建02-知行,在路上

3、小系统太多怎么办?

这又是一个全新的问题,确实是这样的,我在构建个人管理系统的过程中,就遇到了这个问题,就是小系统太多,都不知道如何遵守使用了。后来我发现了一个方法,就是把小系统都写下来,认真总结、反复实践、持续更新,等到忽然有一天,会出现一个融会贯通的感觉,那个时候,一个个的小系统就会变成一个较大的系统,然后慢慢组成了个人管理系统的各个部分。

做自己的CEO——个人管理系统构建02-知行,在路上

我的博客建立的根本目的也就是要把我自己的个人管理系统写下来、弄明白、搞清楚,经过这么长时间地坚持写作,确实把各个小系统融汇到一起去了,这种感觉只有自己能够体会到,就是一阵阵的暗爽~

(四)如何培养自己的自律能力

如果你能够把我在第三点中提到的内容和链接都看完之后,又能看到这里,你一定会问:如何才能培养自律以便养成好习惯呢?关于自律的问题,我在之前的博客文章《关于自律的初探索》中有提到过

很多人当面对困难和挑战的时候,会这样做: ①望风而逃:因为人的本性是害怕承受困难的,所以有的人遇到问题,第一个想法是逃跑。 ②拖延时间:希望过一段时间之后,问题就会自己消失掉! ③视而不见:尽量忘记问题的存在,同样也是拖延时间的一种做法,但是这样的人首先选择的是忘记,假装看不到问题。视而不见是自我欺骗的一种较高的层次! ④寻求解脱:很多人是无法做到视而不见的,必须要借助娱乐、毒品、麻醉等方式将问题排除在意识以外,换的片刻的解脱。

这就是自律的问题,也有很多博客和书里面都提到过自律的问题、很多人说起到自己的自律性差的事情,因为我的文字更偏重于方法性,所以这里我就不展开说什么是自律以及自律的重要性了,只是有几个推荐,希望积极主动想要改变自己的人能够从我的推荐中自己摸索出方法来。 1、推荐一本书

做自己的CEO——个人管理系统构建02-知行,在路上

《少有人走的路》绝对是一本经典之作,看看它就知道自律到底是什么了,这本书也是个人系统构建的必备之物!此外,还可以看一下《自控力》、《意志力》等书籍,加强一下自律养成的力度。另外,看一些习惯养成的书也可以,比如《习惯的力量》、《知道还要做到》等。

2、一个小方法

做自己的CEO——个人管理系统构建02-知行,在路上

除了学习以外,培养自律还有个小方法,在上图的右侧中已经列出来了,那就是:

做一件自己不是那么喜欢做的事情;这件事情有意义;当天一定能完成的。

坚持着做这件事情,时间久了就会发现自己持之以恒的力量的提升。比如说我坚持背单词,曾经在200天的时候写了一篇日志《成长,从扇贝网开始》,而我今天已经坚持到了第335天了,读读我的这篇博客,能够体会到我的自律性逐渐增强的过程。另外,我现在还在新浪微博上做一件事情,就是坚持打卡,具体可以参考:易仁Daying,我每天都要在早晨都要总结昨天最让我触动的一个感受,然后完成第二天的计划,同时在后面通过计数的方式记录自己完成了多少天。这个方法很棒!

(五)如何开启心智并让心智持续成长

如果看到这里的话,还不能够理解自律是什么、习惯是什么的话,或者无法理解我写这么多文字的意义的话,那我觉得,还是心智的问题了。 心智是一个人可以坚持成长的最关键的要素,必须要想办法开启自己的心智并让心智力量持续成长,看看我的博客的文章分类吧,第一个类别就是心智力量,这是最重要的东西了!我总结了一下心智的一些特点,见下图: 做自己的CEO——个人管理系统构建02-知行,在路上

1、首位性。开启心智永远都是首位的,如果你还不知道心智是什么,就去读一下李笑来老师的《把时间当作朋友》、古典老师的《拆掉思维里的墙》等书籍,我博客里面有篇关于《把时间当作朋友》的读书分享,这个我也做了个ppt(点击下载),和大家一起分享。 2、困难性。心智的开启本身就是一个很困难的事情,它需要持续学习并且在有适当的机会的时候才有可能开启,很多人这一生都没有开启过心智。按照李笑来老师所说的,当你意识到一个自己也不知道、别人也不知道的自己的存在的时候,那么你的心智就开启了。 3、缓慢性。比起心智开启,心智的成长才是更缓慢的,从上个图来看,人从最接近人类的猿人开始到今天,已经进化了26万年了,我们想要在有限的生命里,让心智能力从出生时候的0,进化到一个真正的人类,那是需要太漫长的阶段了。当然,也是有办法的,那就是一点:坚持学习!这是唯一的方法! 4、同步性。从前面的论述来看,感觉心智这个东西那么地难以到达,但是也有一条好消息,那就是我们可以一边学习如何构建个人管理系统,一边提高心智能力,他们是同步的,而不是必须先让心智成熟了以后才能做其他的事情。

基于上述的内容,希望看到这里的你,如果还没有让自己走上心智成熟之路,那就赶紧地吧,别再耽误啦!

(六)这就是个人管理系统构建之路

上面的内容我是倒叙来说的,其实,从下面这张图可以看出来,个人管理系统究竟是如何一步一步地构建的。 做自己的CEO——个人管理系统构建02-知行,在路上 简单的说,个人管理系统的构建只有这样的一条路,那就是开启心智之后,通过自律养成好习惯,在习惯养成之后固化为个人规范行为的一部分,然后通过学习将这个部分综合成一个小系统,最终通过一种方式,将这些小系统打通到一起去。 本文未完,更多请见《做自己的CEO——个人管理系统构建03